Календарь мероприятий

Члены АХП рекомендуют поставщиков

officeface


Статьи

Оценка трудозатрат. Итоги опроса.

Оценка трудозатрат. Итоги опроса.

Цифровая трансформация меняет рынок, заставляя ускоряться в поисках эффективных решений для бизнеса. Смена парадигмы в работе с исполнения рутинных задач на созидательные изменяет приоритет на автоматизацию простых односложных функций. Уровень автоматизации процессов в компаниях отличается, пожалуй, в разы. И зачастую наименее автоматизированными остаются процессы в административно-хозяйственном отделе компаний. Эксперты Office Line (входит в международную компанию АНКОР) провели исследование уровня автоматизации в административной и офисной службах компаний через специально разработанный форму опроса в онлайн формате.

Среди участников опроса: порядка 70% (115 компаний) - руководители и менеджеры, принимающие решения по работе службы АХО и по взаимодействию с поставщиками; 22% - специалисты АХО, выполняющие запросы и взаимодействующие с поставщиками и 8% респондентов – представители отделов подбора персонала и закупок.

Трудозатраты

Оценка трудозатрат в работе административных специалистов, чья работа напрямую связана с большим потоком информации, поступающим из различных каналов, представлена следующими данными:  56% респондентов называют самым сложным этапом своей работы обработку запроса (сборка решения, поиск поставщика, утверждение конечного варианта), 18% – процедуры согласования расходов и размещения заказов у поставщика, и 4% –  организацию и контроль выполнение работ подрядчиком. Сверка расходов «план-факт», по мнению респондентов, не требует больших трудозатрат. Среди опрошенных 4% респондентов считают сложными все указанные выше рабочие процессы.

 

Закупочная деятельность АХО

Оценивая объемы закупочной деятельности компаний в части административно-хозяйственных нужд, более 85% опрошенных заявили, что тратят на закупки более 500 тысяч рублей в год. 15% делают закупки в пределах 100-500 тысяч руб. в год – эти суммы объясняются небольшим размером компании и/или тем, что функции закупки и учета расходов находятся в других подразделениях. Как правило, отдел закупок осуществляет непосредственное участие в торгах и тендерах, сопровождает процесс, в том числе устанавливая и контролируя исполнение финансовых лимитов. 

59% респондентов отметили, что невозможно произвести закупку (вне зависимости от ее объема) без тендерной процедуры и договора. У 37% опрошенных есть возможность проводить закупки параллельно процессу заключения договора, 4% имеют упрощенные процедуры – зачастую это компании, в которых не регламентирована процедура и не стандартизирован процесс, так как сумма закупки невелика, определена бюджетом на год и решения принимаются непосредственно руководителем.

В целом административная деятельность четко стандартизирована и структурирована в части рабочих процедур. Международные компании тиражируют процедуры, которые применимы в головных офисах компании на все филиалы и представительства, российские же чаще используют локальные в каждом из офисов. Несомненно, важно отметить, что компании, участвующие в опросе, находятся в разных рыночных нишах, а значит, и уровень стандартизаций, и потребность в ней может отличаться значительно.

Автоматизация как решение


Высокая скорость поступления информации диктует необходимость не только оперативной её обработки, но и в сохранении высокого качества в реализации данных запросов от бизнеса.

Однако, на практике не все компании готовы к высокому темпу в выполнении запросов от сотрудников. Только 15% опрошенных указали, что время выполнения заявки происходит в течение нескольких часов рабочего дня; 44% респондентов отметили, чтобы закрыть заявку, им требуется несколько дней; у 11% это занимает несколько недель.  В целом все опрошенные согласны, что исполнение заявок не затягивается более чем на месяц. 30% исполнителей отметили, что срок зависит от сложности заявки.

В стремлении быстро и качественно отвечать на запросы пользователей компании разрабатывают инструменты автоматизации самостоятельно (63%) или используют рыночные решения (19%). 

 

При выборе решения «с рынка» административные менеджеры обращают внимание на его комплексность (81%), экономию за счет низкой стоимости (15%). 

Административные менеджеры чаще всего готовы использовать новые решения и инструменты, упрощающие их работу, при заказе канцелярии: они назвали данный блок самым необходимым для автоматизации, некоторые заявили, что уже занимаются оцифровкой политик и процедур в данном направлении. 

Функция доставки и отправки корреспонденции также является важным направлением для совершенствования скорости обработки заявок и выполнения запросов.

Наиболее автоматизированной и удобной в работе, по данным опроса, является система заказа такси (сервис предоставляется через приложение). 

Резюмируя итоги исследования, можно говорить о высокой заинтересованности специалистов административных и офисных служб в автоматизации рабочих процессов. Менеджеры и специалисты АХО, участвовавшие в опросе, все чаще задумываются об использование инструментов, позволяющих соответствовать пожеланиям пользователей по уровню качества и сроков выполнения запросов.

Потребность в автоматизации чаще всего решается через собственные разработки компаний, уровень которых отличается друг от друга значительно. Однако, высок интерес к решениям, представленным на рынке.

Выделяя наиболее сложный процесс в работе административных служб лидирует «обработка запросов» сотрудников компании, а сверка затрат и функция закупки, несмотря на высокую значимость, участники опроса выделили как менее сложный.

Уровень стандартизации рабочих процессов в административном направлении крайне высок: пользователи понимают, как происходит взаимодействие и когда ждать результат. Функция контроля за исполнением регламентов и процедур в АХО возложена на руководителей.

Назад к списку

#WORK_AREA#