Календарь мероприятий

Члены АХП рекомендуют поставщиков

KUBRAVA PROJECT MANAGEMENT TM wellbelife VitaEat Фреш  Profit Rooms Чистолифт.рф

Наши спонсоры

Все спонсоры


Статьи

Оценка трудозатрат. Итоги опроса.

Оценка трудозатрат. Итоги опроса.

Цифровая трансформация меняет рынок, заставляя ускоряться в поисках эффективных решений для бизнеса. Смена парадигмы в работе с исполнения рутинных задач на созидательные изменяет приоритет на автоматизацию простых односложных функций. Уровень автоматизации процессов в компаниях отличается, пожалуй, в разы. И зачастую наименее автоматизированными остаются процессы в административно-хозяйственном отделе компаний. Эксперты Office Line (входит в международную компанию АНКОР) провели исследование уровня автоматизации в административной и офисной службах компаний через специально разработанный форму опроса в онлайн формате.

Среди участников опроса: порядка 70% (115 компаний) - руководители и менеджеры, принимающие решения по работе службы АХО и по взаимодействию с поставщиками; 22% - специалисты АХО, выполняющие запросы и взаимодействующие с поставщиками и 8% респондентов – представители отделов подбора персонала и закупок.

Трудозатраты

Оценка трудозатрат в работе административных специалистов, чья работа напрямую связана с большим потоком информации, поступающим из различных каналов, представлена следующими данными:  56% респондентов называют самым сложным этапом своей работы обработку запроса (сборка решения, поиск поставщика, утверждение конечного варианта), 18% – процедуры согласования расходов и размещения заказов у поставщика, и 4% –  организацию и контроль выполнение работ подрядчиком. Сверка расходов «план-факт», по мнению респондентов, не требует больших трудозатрат. Среди опрошенных 4% респондентов считают сложными все указанные выше рабочие процессы.

 

Закупочная деятельность АХО

Оценивая объемы закупочной деятельности компаний в части административно-хозяйственных нужд, более 85% опрошенных заявили, что тратят на закупки более 500 тысяч рублей в год. 15% делают закупки в пределах 100-500 тысяч руб. в год – эти суммы объясняются небольшим размером компании и/или тем, что функции закупки и учета расходов находятся в других подразделениях. Как правило, отдел закупок осуществляет непосредственное участие в торгах и тендерах, сопровождает процесс, в том числе устанавливая и контролируя исполнение финансовых лимитов. 

59% респондентов отметили, что невозможно произвести закупку (вне зависимости от ее объема) без тендерной процедуры и договора. У 37% опрошенных есть возможность проводить закупки параллельно процессу заключения договора, 4% имеют упрощенные процедуры – зачастую это компании, в которых не регламентирована процедура и не стандартизирован процесс, так как сумма закупки невелика, определена бюджетом на год и решения принимаются непосредственно руководителем.

В целом административная деятельность четко стандартизирована и структурирована в части рабочих процедур. Международные компании тиражируют процедуры, которые применимы в головных офисах компании на все филиалы и представительства, российские же чаще используют локальные в каждом из офисов. Несомненно, важно отметить, что компании, участвующие в опросе, находятся в разных рыночных нишах, а значит, и уровень стандартизаций, и потребность в ней может отличаться значительно.

Автоматизация как решение


Высокая скорость поступления информации диктует необходимость не только оперативной её обработки, но и в сохранении высокого качества в реализации данных запросов от бизнеса.

Однако, на практике не все компании готовы к высокому темпу в выполнении запросов от сотрудников. Только 15% опрошенных указали, что время выполнения заявки происходит в течение нескольких часов рабочего дня; 44% респондентов отметили, чтобы закрыть заявку, им требуется несколько дней; у 11% это занимает несколько недель.  В целом все опрошенные согласны, что исполнение заявок не затягивается более чем на месяц. 30% исполнителей отметили, что срок зависит от сложности заявки.

В стремлении быстро и качественно отвечать на запросы пользователей компании разрабатывают инструменты автоматизации самостоятельно (63%) или используют рыночные решения (19%). 

 

При выборе решения «с рынка» административные менеджеры обращают внимание на его комплексность (81%), экономию за счет низкой стоимости (15%). 

Административные менеджеры чаще всего готовы использовать новые решения и инструменты, упрощающие их работу, при заказе канцелярии: они назвали данный блок самым необходимым для автоматизации, некоторые заявили, что уже занимаются оцифровкой политик и процедур в данном направлении. 

Функция доставки и отправки корреспонденции также является важным направлением для совершенствования скорости обработки заявок и выполнения запросов.

Наиболее автоматизированной и удобной в работе, по данным опроса, является система заказа такси (сервис предоставляется через приложение). 

Резюмируя итоги исследования, можно говорить о высокой заинтересованности специалистов административных и офисных служб в автоматизации рабочих процессов. Менеджеры и специалисты АХО, участвовавшие в опросе, все чаще задумываются об использование инструментов, позволяющих соответствовать пожеланиям пользователей по уровню качества и сроков выполнения запросов.

Потребность в автоматизации чаще всего решается через собственные разработки компаний, уровень которых отличается друг от друга значительно. Однако, высок интерес к решениям, представленным на рынке.

Выделяя наиболее сложный процесс в работе административных служб лидирует «обработка запросов» сотрудников компании, а сверка затрат и функция закупки, несмотря на высокую значимость, участники опроса выделили как менее сложный.

Уровень стандартизации рабочих процессов в административном направлении крайне высок: пользователи понимают, как происходит взаимодействие и когда ждать результат. Функция контроля за исполнением регламентов и процедур в АХО возложена на руководителей.

Назад к списку

#WORK_AREA#