Информационно-практический проект «Малые закупки. Три рубля — не деньги?!» — первое в России исследование процессов закупок малых объемов.
Да, речь о той самой «мелочевке», «малоценке», когда расходы на приобретение товара сравнимы или превышают стоимость товара. Например, когда простая шариковая ручка, купленная всего за 3 рубля, обходится организациям в сотни раз дороже.
Цель и задачи проекта-исследования
Цели проекта: повысить эффективность системы снабжения, найти работающие решения, рассказать о новых инструментах оптимизации малых закупок. Исследование также поможет оценить актуальность проблемы закупок малых объемов.
Задача — снизить издержки на закупки «мелочевки» (малоценки) при сохранении установленного уровня их качества (цена, оперативность, номенклатура и др.)
Аудитория проекта
Государственные и муниципальные компании, предприятия и учреждения, закупки которых регулируются 44-ФЗ и 223-ФЗ, а также коммерческие компании. В исследовании примут участие организации различных сфер деятельности, форм собственности, масштаба. В том числе руководство и специалисты отделов закупок и снабжения.
О каких закупках пойдет речь?
Закупка товаров, накладные расходы на приобретение которых сравнимы или превышают стоимость товара. Обычно это называют малыми или быстрыми закупками, закупки малых объемов, закупкой мелочевки, подразумевая приобретение канцелярии, расходников, средств бытовой химии и т.д. В соответствии с 44-ФЗ, закупка малого объема – это приобретение работ, товаров или услуг на сумму, не превышающую 100 или 400 тысяч рублей.
Это самый простой вид закупок, так как он не требует проведения конкурентных процедур, трудоемкой подготовки документации и заказчик может определить исполнителя самостоятельно. Заключать прямые контракты можно в том случае, если годовой объем закупок по этому основанию не превышает 2 млн рублей или 5% от совокупного годового финансового объема всех закупок (и не могут быть более 50 млн руб.).
Если говорить про 223-ФЗ, то к закупкам малого объема можно отнести не требующие публикации в ЕИС закупки до 100 тысяч рублей (для организаций с годовой выручкой более чем 5 миллиардов рублей — до 500 тысяч рублей).
Актуальные вопросы
Формат проекта
Георгий Сухадольский, генеральный директор НП «Объединение профессиональных специалистов в области государственных, муниципальных и корпоративных закупок»:
На закупки «мелочевки» уходит сравнительно небольшая часть общего закупочного бюджета организации. Но трудовые и временные затраты на организацию подобной закупки (от оформления заявки до оформления сделки и приемки) довольно существенны. Поэтому принципы, используемые для выбора поставщиков по основной номенклатуре, тут явно не подходят.
Вводить упрощенный порядок проведения закупок, аналогичный закупкам у единственного поставщика в контрактной системе? Отдать эту тему на аутсорсинг? Унифицировать и укрупнять подобные закупки, создавая опережающие запасы на основании прогнозирования? Выбрать генеральных поставщиков по основным товарным группам? Разрешить сотрудникам самостоятельно покупать с минимумом отчетности? Использовать электронную площадку (электронный магазин)? Или может быть пойти совсем другим путем? Обмен опытом решения этой задачи, выявленных при этом проблем, позволит закупщикам совершенствовать собственные инструменты.
Юров Сергей, директор департамента специальных проектов Фогсофт:
99% затрат при осуществлении малых закупок может уходить не на прямые расходы — цена товара, а на косвенные — стоимость его получения. Потеря рабочего времени остается за кадром, и компания ее не замечает (хотя и успешно оплачивает). А если в организации 30 тысяч человек и потребность в закупке у каждого возникает хотя бы раз в месяц, то 30 тысяч заявок отправится поставщикам, 30 тысяч счетов придет, и их нужно будет оплатить, предварительно отследив, заказывалось ли это вообще.
Да, 90% всех закупок обладают статистической устойчивостью, поскольку работает закон больших чисел. Поэтому я знаю, чего, когда и сколько нужно, заранее и с учетом складских остатков могу своевременно пополнять запасы. Но 10% — это 3 тысячи заявок в месяц — придется обрабатывать индивидуально. Обработка каждой заявки потребует не меньше часа, что в итоге выльется в 3 тысячи часов работы, а это 20 сотрудников, работающих целый месяц с утра до вечера.
Жмурко Анастасия, генеральный директор ООО «Русские системы», Электронная торговая площадка «Федерация»:
Направление работы с малыми закупками нам известно давно.
Госкомпании, которые обязаны проводить закупки по 223-ФЗ, понемногу формализуют процесс малых закупок, а некоторые даже стараются проводить их в электронной форме.
Соглашусь с коллегами, что в закупках малого объема большую роль играют затраты на их проведение, а не стоимость закупаемых скрепок и карандашей. Основная масса заказчиков идут по принципу закупок у единственного поставщика. И в некоторых ситуациях это правильно – тратить много времени на электронные закупки со стартовой стоимостью менее 10-20 тыс. рублей не имеет смысла. Такие закупки не только затратны для заказчика, но и для участников – потенциальных поставщиков.
Эти проблемы для нас понятны, и мы постарались существенно облегчить жизнь специалистов по закупкам: мы предлагаем как шаблоны закупочной документации, так и создание нового извещения из ранее опубликованного, что позволяет оформлять закупку на электронной площадке за 2-3 минуты. Этим мы, как ЭТП, стараемся снизить затраты для любого заказчика, как коммерческого, так и частного, чтобы у сотрудников был надежный и быстрый инструмент для закупок.
Дополнительными мерами поддержки заказчиков мы считаем и отсутствие платы за любые действия на площадке (аккредитация, участие), и необходимость использовать электронную подпись как обязательный элемент работы.
Хотя отдельно стоит отметить, что работа с электронными документами, включая подписание договоров, обмен актами, счетами в электронной форме сильно облегчает работу закупщиков, поэтому при автоматизации процессов закупок заказчикам стоит задуматься над использованием в своей работе систем электронного документооборота (ЭДО).
Наш опыт проведения малых закупок говорит о том, что при грамотной организации работы, заказчик вполне может получить реальную экономию своего бюджета.
Ответить на вопросы анкеты проекта на сайте, прислать ответы на mzakupki@fogsoft.ru или договориться о проведении устного интервью. Ответы принимаются до 15 апреля 2017 года. Отвечая на вопросы анкеты, респондент соглашается на обработку данных.
Партнеры проекта.
