Организация деловых поездок в компании.
Как создать эффективную бизнес-тревел политику и что важно учесть при планировании командировок сотрудников для достижения целей и задач организации и в то же время оптимизируя расходы на деловые поездки.
Деловые поездки, или командировки следует рассматривать как возможность проведения личных встреч с потенциальными и текущими клиентами/партнерами компании для организации взаимовыгодного сотрудничества, укрепления профессиональных связей и решения других задач по выстраиванию эффективных взаимоотношений. Но важно понимать, что этот способ выстраивания коммуникации сопряжен с существенными финансовыми затратами для компании. Бюджет деловой поездки не сопоставим с бюджетом на телефонные переговоры или видео-конференц-связь. Поэтому, принимая решение об организации командировки, важно учитывать получаемую пользу от такого способа общения и приобретаемую в результате эффективных переговоров финансовую выгоду.
В любом случае, каждая организация стремится сократить свои издержки. И направление бизнес-тревел (деловые поездки, командировки) подпадает под политику оптимизации затрат все чаще и чаще. Задача грамотного административного специалиста – выстроить сбалансированную систему, отвечающую целям и задачам компании, помочь в этом может создание и внедрение эффективной политики по организации командировок и контроль за текущими тревел-расходами с целью анализа и при необходимости корректировки таких расходов в будущем.
На какие вопросы следует ответить и на что необходимо обратить внимание при разработке тревел-политики:
1) Какие цели преследует ваша организация, предлагая сотрудникам отправиться в командировку? В каких случаях можно решить вопрос БЕЗ личного присутствия специалиста, используя иные способы связи?
2) Насколько часто/систематично/регулярно ваши сотрудники будут ездить в командировки? Что будет удобнее и экономически выгоднее для вашей компании:
a. бронирование тревел-услуг вручную выделенным сотрудником вашей организации,
b. бронирование услуг через специализированное бизнес-тревел агентство,
c. бронирование услуг самими командируемыми сотрудниками с помощью онлайн-платформы?
3) Какими навыками, знаниями и компетенциям должен обладать сотрудник, занимающийся оформлением командировок внутри компании?
4) Как правильно выбрать бизнес-тревел агентство?
5) В каком виде необходимо сформулировать цели и задачи компании для передачи функционала по бронированию услуг бизнес-тревел агентству? Что важно учесть, проговорить и зафиксировать на старте, чтобы сотрудничество стало действительно эффективным?
6) Что критично при выборе онлайн-платформы для бронирования услуг сотрудниками компании? Как настроить платформу так, чтобы она полностью отвечала вашим целям, задачам и требованиям?
7) Как сделать процесс организации командировок максимально простым и понятным для ваших сотрудников?
8) Кто будет контролировать оказание тревел-услуг сторонними организациями внутри вашей компании? В чем будет роль вашего специалиста и как грамотно выстроить взаимоотношения с подрядной организацией?
9) Планируете ли вы вводить ограничения по стоимости услуг и устанавливать финансовые лимиты? Исходя из чего такие лимиты (если актуально) будут установлены?
10) Позволите ли вы своим сотрудникам накапливать мили и использовать для личных целей полученные в рамках бизнес-поездок бонусы от отелей/авиакомпаний и каким образом будут учитываться эти бонусы?
11) Какие лимиты по суточным будут установлены в вашей компании? Будут ли они отличаться от зафиксированных законодательством РФ лимитов? Будут ли эти лимиты меняться в зависимости от того, в какую страну направляется ваш сотрудник?
12) Будете ли вы фиксировать необходимость отправляться в командировки и возвращаться из поездок строго в рабочие дни или сделаете акцент на достижении целей и задач компании, принимая во внимание обязательства, которые влекут за собой поездки в выходные и праздничные дни?
13) Позволите ли вы своим сотрудникам объединять деловые поездки с личными целями и, если да, какие принципы необходимо соблюсти для реализации такого подхода без ущерба для компании?
14) Как работают 3Д-договоры с авиакомпаниями и отелями? Кто должен инициировать процесс по подписанию таких соглашений?
15) Насколько часто следует менять тревел-провайдера и стоит ли это делать в принципе?
16) Кто будет контролировать соблюдения бюджета на организацию командировок? Каким образом будет производиться такой контроль – как часто и на каком этапе?
17) Кто будет вести финансовую отчетность по командировкам и отвечать за своевременное оформление авансовых отчетов?
18) Как сделать тревел-политику понятной и легко читаемой для сотрудников?
19) Как понять, что ваша тревел-политика действительно работает эффективно, и как оценить эффект от проводимых мероприятий по оптимизации затрат?
20) Насколько часто следует вносить изменения в тревел-политику компании и что является критичным изменением?
Мы в Ассоциации «Объединение административно-хозяйственных профессионалов» обладаем релевантным опытом и экспертизой в данном вопросе и готовы провести аудит вашей тревел-политики и/или проконсультировать вас в контексте возможных улучшений и факторов, влияющих на эффективность организации командировок в компании.
Екатерина Гусева - административный профессионал, до 2015 года специализировалась на комплексной бизнес-тревел поддержке сотрудников глобальной IT-компании в Новосибирске, с 2015 года продолжает развивать и расширять свою административную деятельность в Москве.
В настоящее время Екатерина - специалист по обустройству и содержанию офисов, оптимизации расходов и повышению эффективности административных процессов. Имеет опыт по запуску офисов с нуля и "под ключ", реализации инфраструктурных проектов, а также - опыт выстраивания системы предоставления офисных сервисов, включая направление бизнес-тревел.
Екатерина - подтвержденный тревел-эксперт с опытом усовершенствования бизнес-тревел процессов, разработки и внедрения тревел-политики на уровне нескольких офисов (головного и региональных), то есть компании в целом. Имеет опыт работы in-house тревел-менеджером, а также - опыт эффективной передачи оказываемых тревел-услуг специализированным бизнес-тревел агентствам.
