Семь простых шагов на пути создания технического задания (для офисного проекта/ тендера на смр)

В жизни любой компании наступает время, когда необходимо освежить обстановку и сменить внутренний облик офиса, а значит ставиться задача - организовать офис компании с “нуля”, перевезти свой коллектив в новый офис или изменить существующий. (увеличить/уменьшить/улучшить/отремонтировать).

Предположим, что этап выбора помещения завершен. И теперь, Вам нужно найти подходящего исполнителя, то есть проектировщика и ген. подрядчика. Для проведения тендера необходимо сформировать техническое задание (ТЗ).

Важными качествами успешного административного директора, является не обязанность знать все нюансы правильного составления ТЗ, а умение качественно и быстро определять нужного подрядчика, который и поможет ему разобраться с поставленной перед ним задачей. Стремление осваивать новые области знаний, изучать рынок поставщиков товаров и услуг, способы ценообразования и т.д. Все это обязанности, которые под силу только административному директору. Ведь именно от его работы зависит благоприятная атмосфера в коллективе, желание сотрудников приходить в красивый и уютный офис и плодотворно трудиться в нем.

Именно поэтому мы предлагаем Вам пройти по семи простым шагам создания Технического Задания, который не только отобразит все Ваши мечты о будущем офисе, но и поможет подрядчику воплотить их в жизнь.

Цель Вашего ТЗ - максимально подробно описать желаемый результат.

Шаг Первый - соберите исходные данные по помещению (запрашиваем у управляющей компании бизнес-центра):

•        исполнительную документацию* по помещению по всем разделам, т.е. по архитектуре и инженерным системам (разделы)*;

•        технические условия (ТУ);

•        правила работы бизнес-центра.

Шаг Второй – подумайте о дизайне. Опишите словами какой он – Ваш офис: современный, стильный, динамичный, яркий, молодежный, комфортный, уютный, светлый, строгий, деловой и т.п. Определите, какие цвета и фактуры Вы хотели бы видеть в интерьере. Подготовьте информацию о Вашей компании, которая должна найти отражение в пространстве Вашего офиса: область деятельности, достижения, ценности компании, миссия, цели, а также корпоративные цвета, логотипы, товарные знаки, возможно бренд-бук и т.п.

Шаг  Третий – определитесь с количеством сотрудников и структурой офиса. Решите, какой тип офиса подходит Вам больше всего: кабинетная система, открытые рабочие пространства или смешанный тип, что преобладает? Подготовьте структурную схему Вашей компании: какие подразделения, департаменты, отделы, группы существуют сейчас, сколько людей трудится в каждом из них, как они взаимодействуют между собой  и какие перспективы развития необходимо учесть в проекте при планировании офисного пространства.

Шаг Четвертый – составьте список обязательных помещений. Определите, какие зоны и помещения необходимы, а также их площадь, количество и «вместимость» (например, число постоянных рабочих мест в открытых зонах или кабинетах, количество мест в переговорных комнатах, на кухне и т.п.).

Шаг Пятый – сформируйте требования по инженерно-техническому оснащению. Определите перечень требуемого инженерного оборудования, его количество и технические параметры (в т.ч. производителей). Легче всего это сделать, выделив основные направления:

- оборудование серверной: требования к IT оборудованию, кондиционированию и пожаротушению серверной, а также требования по кабельной системе и оконечным устройствам для офиса в целом;

- обеспечение электрическими и слаботочными розетками: постоянных и временных рабочих мест, переговорных, зон с офисной техникой, ресепшн, зон отдыха, кофе-поинтов и кухонь;

- оборудование видео- аудио- системами, системами конференц-связи: переговорных комнат, кабинетов руководителей и т.п.;

- оборудование офиса системами контроля управления доступом и видеонаблюдения;

- прочие требования к инженерным системам и помещениям (это могут быть специализированные защищенные помещения, например касса, либо специализированные системы вентиляции для лабораторных помещений, системы контроля температурного и влажностного режима и т.д.).

Шаг Шестой – сформируйте общий бюджет проекта. При планировании бюджета проекта необходимо продумать и включить как основные, так и сопутствующие затраты, предусмотреть запас на непредвиденные расходы. А также определить, будете ли Вы закупать самостоятельно отдельные товары или услуги, например это могут быть: мебель, дорогостоящее инженерное оборудование и отделочные материалы, услуги по изготовлению и монтажу специализированного оборудования и т.п. Понимая свой бюджет, Вы сможете уже на начальном этапе правильно обозначить границы, в рамках которых подрядчик будет подбирать подходящие для Вас оборудование и материалы, а также технические решения, позволяющие реализовать проект по заданным параметрам.

Шаг Седьмой – определите общие сроки реализации проекта. С учетом внутренних и внешних факторов, влияющих на проект, определите требуемые сроки реализации. Отнеситесь к этому процессу с небольшой долей скептицизма и заложите разумный запас - Ваша предусмотрительность может сослужить хорошую службу в конце проекта.

Так, шаг за шагом Ваши планы, идеи и пожелания сложатся в единый структурированный документ для эффективного общения с подрядчиками и запуска первого этапа тендера.

Желаем Вам удачи в делах и в реализации офиса своей мечты!

 

Статью подготовили

Тактаева Наталия и Корнеев Иван Q1 Group

Тел.: +7 (495) 2360141 

Эл. почта: info@qonepm.com 

Сайт: www.qonepm.com

 

Примечание:

Исполнительная документация* - это комплект рабочих чертежей, отражающих фактическое исполнение проектных решений с учетом всех внесенных изменений.

Разделы*:

АР* - архитектура.

ОВиК* – отопление, вентиляция и кондиционирование.

ВК* – водопровод и канализация.

ЭОМ* – электроснабжение и освещение.

СКС* – структурированная кабельная система.

АПТ* – система автоматического пожаротушения.

АПС* – автоматическая пожарная сигнализация.

СОУЭ* – система оповещения и управления эвакуацией.

СКУД* - система контроля и управления доступом.