Рубрики

Члены АХП рекомендуют поставщиков

AVETEX KUBRAVA PROJECT MANAGEMENT TM wellbelife VitaEat Фреш  Profit Rooms

Наши спонсоры

Все спонсоры


Статьи

Семь простых шагов на пути создания технического задания (для офисного проекта/ тендера на смр)

Семь простых шагов на пути создания технического задания (для офисного проекта/ тендера на смр)

В жизни любой компании наступает время, когда необходимо освежить обстановку и сменить внутренний облик офиса, а значит ставиться задача - организовать офис компании с “нуля”, перевезти свой коллектив в новый офис или изменить существующий. (увеличить/уменьшить/улучшить/отремонтировать).

Предположим, что этап выбора помещения завершен. И теперь, Вам нужно найти подходящего исполнителя, то есть проектировщика и ген. подрядчика. Для проведения тендера необходимо сформировать техническое задание (ТЗ).

Важными качествами успешного административного директора, является не обязанность знать все нюансы правильного составления ТЗ, а умение качественно и быстро определять нужного подрядчика, который и поможет ему разобраться с поставленной перед ним задачей. Стремление осваивать новые области знаний, изучать рынок поставщиков товаров и услуг, способы ценообразования и т.д. Все это обязанности, которые под силу только административному директору. Ведь именно от его работы зависит благоприятная атмосфера в коллективе, желание сотрудников приходить в красивый и уютный офис и плодотворно трудиться в нем.

Именно поэтому мы предлагаем Вам пройти по семи простым шагам создания Технического Задания, который не только отобразит все Ваши мечты о будущем офисе, но и поможет подрядчику воплотить их в жизнь.

Цель Вашего ТЗ - максимально подробно описать желаемый результат.

Шаг Первый - соберите исходные данные по помещению (запрашиваем у управляющей компании бизнес-центра):

        исполнительную документацию* по помещению по всем разделам, т.е. по архитектуре и инженерным системам (разделы)*;

        технические условия (ТУ);

        правила работы бизнес-центра.

Шаг Второй – подумайте о дизайне. Опишите словами какой он – Ваш офис: современный, стильный, динамичный, яркий, молодежный, комфортный, уютный, светлый, строгий, деловой и т.п. Определите, какие цвета и фактуры Вы хотели бы видеть в интерьере. Подготовьте информацию о Вашей компании, которая должна найти отражение в пространстве Вашего офиса: область деятельности, достижения, ценности компании, миссия, цели, а также корпоративные цвета, логотипы, товарные знаки, возможно бренд-бук и т.п.

Шаг  Третий – определитесь с количеством сотрудников и структурой офиса. Решите, какой тип офиса подходит Вам больше всего: кабинетная система, открытые рабочие пространства или смешанный тип, что преобладает? Подготовьте структурную схему Вашей компании: какие подразделения, департаменты, отделы, группы существуют сейчас, сколько людей трудится в каждом из них, как они взаимодействуют между собой  и какие перспективы развития необходимо учесть в проекте при планировании офисного пространства.

Шаг Четвертый – составьте список обязательных помещений. Определите, какие зоны и помещения необходимы, а также их площадь, количество и «вместимость» (например, число постоянных рабочих мест в открытых зонах или кабинетах, количество мест в переговорных комнатах, на кухне и т.п.).

Шаг Пятый – сформируйте требования по инженерно-техническому оснащению. Определите перечень требуемого инженерного оборудования, его количество и технические параметры (в т.ч. производителей). Легче всего это сделать, выделив основные направления:

- оборудование серверной: требования к IT оборудованию, кондиционированию и пожаротушению серверной, а также требования по кабельной системе и оконечным устройствам для офиса в целом;

- обеспечение электрическими и слаботочными розетками: постоянных и временных рабочих мест, переговорных, зон с офисной техникой, ресепшн, зон отдыха, кофе-поинтов и кухонь;

- оборудование видео- аудио- системами, системами конференц-связи: переговорных комнат, кабинетов руководителей и т.п.;

- оборудование офиса системами контроля управления доступом и видеонаблюдения;

- прочие требования к инженерным системам и помещениям (это могут быть специализированные защищенные помещения, например касса, либо специализированные системы вентиляции для лабораторных помещений, системы контроля температурного и влажностного режима и т.д.).

Шаг Шестой – сформируйте общий бюджет проекта. При планировании бюджета проекта необходимо продумать и включить как основные, так и сопутствующие затраты, предусмотреть запас на непредвиденные расходы. А также определить, будете ли Вы закупать самостоятельно отдельные товары или услуги, например это могут быть: мебель, дорогостоящее инженерное оборудование и отделочные материалы, услуги по изготовлению и монтажу специализированного оборудования и т.п. Понимая свой бюджет, Вы сможете уже на начальном этапе правильно обозначить границы, в рамках которых подрядчик будет подбирать подходящие для Вас оборудование и материалы, а также технические решения, позволяющие реализовать проект по заданным параметрам.

Шаг Седьмой – определите общие сроки реализации проекта. С учетом внутренних и внешних факторов, влияющих на проект, определите требуемые сроки реализации. Отнеситесь к этому процессу с небольшой долей скептицизма и заложите разумный запас - Ваша предусмотрительность может сослужить хорошую службу в конце проекта.

Так, шаг за шагом Ваши планы, идеи и пожелания сложатся в единый структурированный документ для эффективного общения с подрядчиками и запуска первого этапа тендера.

Желаем Вам удачи в делах и в реализации офиса своей мечты!

 

Статью подготовили

Тактаева Наталия и Корнеев Иван Q1 Group

Тел.: +7 (495) 2360141 

Эл. почта: info@qonepm.com 

Сайт: www.qonepm.com

 

Примечание:

Исполнительная документация* - это комплект рабочих чертежей, отражающих фактическое исполнение проектных решений с учетом всех внесенных изменений.

Разделы*:

АР* - архитектура.

ОВиК* – отопление, вентиляция и кондиционирование.

ВК* – водопровод и канализация.

ЭОМ* – электроснабжение и освещение.

СКС* – структурированная кабельная система.

АПТ* – система автоматического пожаротушения.

АПС* – автоматическая пожарная сигнализация.

СОУЭ* – система оповещения и управления эвакуацией.

СКУД* - система контроля и управления доступом.

Назад к списку


#WORK_AREA#