Административный аспект
Татьяна Балыкина
Работа любой организации во многом обеспечивается административно-хозяйственным персоналом – сотрудниками АХО, офис-менеджерами, управляющими автопарками и т.д. Такие специалисты нужны всем, между тем подготовка профессионалов в данных областях ведется далеко не во всех учебных заведениях или не по всем специальностям, которые запрашивают компании. Помочь в этой ситуации может некоммерческое партнерство «Объединение административно-хозяйственных профессионалов» — отраслевая ассоциация, которая была создана совсем недавно, но успела многое сделать для данного рынка.
Какие вопросы уже удалось решить Объединению АХП и что будет сделано в ближайшем будущем – об этом мы спросили у президента НП «Объединение административно-хозяйственных профессионалов», генерального директора ООО «Административный директор» Олеси Багманян.
Олеся Багманян,
президент НП «Объединение административно-
хозяйственных профессионалов»,
генеральный директор
ООО «Административный директор»
– Как давно существует ваша организация и на что она ориентирована?
– Объединение АХП – это профессиональное сообщество специалистов, сферой деятельности которых является управление хозяйственными делами компании, предприятия. Наша общественная организация является некоммерческим партнерством (НП) административно-хозяйственных профессионалов (АХП). На сегодняшний день наше партнерство является единственным профессиональным сообществом специалистов данного направления в России. Организация является относительно молодой, она образована в марте 2014 г. Объединение АХП решает проблемы в административно-хозяйственной деятельности в РФ, с учетом опыта аналогичных ассоциаций других стран.
– В каких странах действуют подобные организации?
– В США ассоциация International Facility Management Association была основана в 1980 г. В настоящее время она является крупнейшей профессиональной организацией, объединяющей в своих рядах, в числе прочих, профессионалов и представителей АХО. На данный момент ассоциация насчитывает более 22 тыс. членов и имеет 129 представительств в различных городах и странах, за исключением России, а также 16 отраслевых советов.
Помимо ежегодных профессиональных конференций и масштабных исследований, главным проектом ассоциации является специальный фонд – IFMA Foundation. Фонд создает программы обучения для колледжей и университетов восьми различных стран по всему спектру facility management.
Также данная ассоциация предоставляет стипендии для студентов, гранты для ученых, а также организует стажировки по всему миру, а также постоянно совершенствует профессиональные стандарты в соответствии с требованиями профессии facility-менеджера, которая быстро меняется.
Кроме американской международной ассоциации, существует также болгарская ассоциация Bulgarian Facility Management Association и нидерландское сообщество фасилити-менеджеров Facility Management Nederland.
– Почему Вы решили создать ассоциацию по управлению именно хозяйственным блоком?
– Решение о создании Объединения АХП было обусловлено большим количеством неурегулированных вопросов, проблем, существующих в данной области. Одна из них связана с тем, что профессия административно-хозяйственный управляющий» не зарегистрирована в Министерстве труда и социальной защиты РФ, а значит, ее просто не существует. Следовательно, в России отсутствует и профильное образование по административно-хозяйственной деятельности на базе государственных вузов. На сегодняшний день все административные директора, руководители и начальники АХО, офис-менеджеры и прочие специалисты аналогичного профиля являются фактически «самоучками». Все тонкости профессии им приходится постигать самостоятельно. Во многом поэтому стратегической целью Объединения АХП является привлечение внимания к проблеме отсутствия бесплатного профильного образования по административно-хозяйственному управлению и дальнейшее содействие в создании в России бесплатного высшего образования в данной сфере.
Проблемы с отсутствием профильного образования, которые существуют в административно-хозяйственном секторе, настолько острые, что негативно отражаются на экономике в целом. Неэффективное управление бюджетом на административно-хозяйственные нужды существенно увеличивает расходы каждой компании или предприятия. Профессионал сможет эти расходы минимизировать, в результате увеличится рентабельность основного бизнеса.
Более того, с помощью специалистов АХО, прошедших профильную подготовку в сфере охраны труда, пожарной безопасности, электробезопасности, оказания доврачебной помощи можно избежать штрафных санкций от контролирующих органов, а также снизить в компаниях риски форс-мажорных ситуаций – таких, как производственные травмы среди сотрудников, пожары и т.д. Именно поэтому Объединение АХП находит встречную заинтересованность со стороны чиновников.
Грамотно подготовленный специалист в области АХО способен системно построить работу в административно-хозяйственном департаменте организации и существенно снизить его расходы, реализуя на практике эффективные методы управления, в том числе – бюджетом. Вторая проблема заключается в том, что на сегодняшний момент в административно-хозяйственном сегменте нет ни единых стандартов должностных обязанностей, ни специализированного программного обеспечения, ни достойной профессиональной литературы, ни стандартов основных документов по АХО. Объединение АХП уже приступило к разработке необходимой для сотрудников данной отрасли документации. На нашем сайте работает еженедельно пополняемая рубрика «Документация АХО», в которой систематизированно размещаются основные инструкции, положения, ГОСТы, бланки отчетов и другие документы, которые могут потребоваться руководителю хозяйственного департамента или отдела.
− Какие еще проблемы находятся в сфере компетенций ассоциации?
– Помимо задач, которые стоят в сфере образования, Объединение АХП помогает представителям российского бизнеса рассказать о своих товарах и услугах корпоративным заказчикам с целью установления
новых деловых контактов. Мы уже провели три масштабных мероприятия, на которых поставщики канцтоваров, хозяйственных товаров, бумаги, сувениров, услуг по управлению недвижимостью, услуг по переезду и многие другие рассказали административно-хозяйственным управляющим о конкурентных преимуществах работы с ними, донесли до потенциального покупателя информацию о своих товарах и услугах, а также сообщили о маркетинговых акциях и скидках, которые действуют в компаниях для корпоративных клиентов. Каждую из встреч посетили более ста руководителей АХО, которые смогли не только познакомиться с продукцией и услугами поставщиков, но и начать сотрудничество с новыми партнерами. Мы планируем проводить подобные мероприятия и в дальнейшем, на 2015 год уже запланированы пять встреч. На сайте профессионального сообщества работает рубрика «Реестр поставщиков». Она создана для удобства административно-хозяйственных управляющих с целью облегчения их работы при мониторинге рынков, при выборе поставщиков для участия в тендерах, при поиске оптимального предложения. Эта рубрика бесплатная, любой поставщик может присылать данные для участия в ней. Если представители российского бизнеса имеют желание раскрыть потенциальным покупателям «подводные камни» при работе на рынках, рассказать об их специфике и прогнозах на будущее, об изменениях в законодательстве в их сфере, которые коснутся руководителей АХО, мы даем им такую возможность. Для этого на сайте профессионального сообщества открыты рубрики «Экспертное мнение» и «Статьи». Для компаний-поставщиков, которые готовы оказывать посильную помощь в работе профессионального сообщества, мы открыли прием юридических лиц в Объединение АХП. На сегодня уже 10 компаний из разных сфер бизнеса вступили в наши ряды.
– Сколько всего участников насчитывает ассоциация?
– В настоящее время в Объединение АХП входят 57 членов, из них 47 физических лиц и 10 юридических. Физические лица –это административно-хозяйственные управляющие таких компаний и предприятий, как «Газпромнефть СМ», «Пепсико Холдингс», «Фирма Анта Карло Пазолини», издательский дом «Коммерсантъ», Совкомбанк, «Фольксваген Груп Рус», «Ниссан Мэнуфэкчуринг», Sawatzky Property Management, Страховая группа «УралСиб», Сибирская Сервисная Компания, холдинг «Открытие», «Кока-Кола Эйч-БиСи Евразия», «Рехау», «Эльдорадо», Мособлгаз и другие организации.
Сферы деятельности компаний, чьи административно-хозяйственные управляющие уже вступили в профессиональное сообщество, различны. Это и банки, и производственные предприятия, и страховые компании, и ритейлеры и др. Юридические лица, являющиеся членами АХП, – это компании, предоставляющие услуги и реализующие товары для административно-хозяйственной деятель-
ности. В профессиональное сообщество
мы принимаем лишь одну компанию-поставщика от отрасли.
− Чем обусловлено данное условие включения в ассоциацию только одной компании-поставщика от отрасли? Может ли оно быть пересмотрено?
− Наше профессиональное сообщество не стремится принимать в свои ряды большое количество компаний-поставщиков. Оно создано для объединения специалистов административно-хозяйственной деятельности (АХД). Как известно, в компетенцию административно-хозяйственных управляющих входит финансовое взаимодействие с более чем тремя десятками отраслей. Мы не хотим превращать нашу организацию в поле для коммерческой деятельности и конкурентной борьбы, поэтому мы и выбрали тактику «одной компании-поставщика от отрасли» и пересматривать ее не планируем. Для поставщиков, заинтересованных в налаживании профессиональных контактов с членами нашей организации, мы всегда найдем удобный путь, оптимальный формат для их бюджета. Для этого поставщику совсем не обязательно становиться членом Объединения АХП и нести определенную ответственность.
− Какое значение в ассоциации уделяется управлению корпоративными автопарками и почему именно это направление было выделено в отдельный блок?
— Члены правления Объединения АХП провели предварительную работу в области определения всех сфер деятельности административно-хозяйственного управляющего, в которые входит и такое важное направление, как управление корпоративным автопарком. Профстандарт новой профессии, над которым наше сообщество начнет работать в 2015 г., будет разработан в том числе и для него. Управление корпоративным автопарком выделено в отдельный блок, так как оно имеет ключевое значение не только в контроле над расходами компании, предприятия, но и в сокращении числа дорожно-транспортных происшествий.
В Москве на платной основе периодически проводятся соответствующие конференции и форумы по управлению корпоративным автопарком. Но что делать специалистам из региональных компаний, предприятий, которые по объективным причинам не могут посетить эти мероприятия, либо участие в которых является для них слишком затратным? Мы считаем, что административно-хозяйственные управляющие из любого уголка России должны иметь возможность познакомиться с последними нововведениями в управлении корпоративными транспортными парками, быть в курсе современных тенденций по выбору марки автомобилей для корпоративного парка, знать о преимуществах лизинга, методах снижения затрат на топливо, ремонт, техобслуживание, запасные части, администрирование парка и пр. Для этих целей Объединение АХП создало на своем сайте удобную площадку для размещения статей по управлению корпоративным автопарком. Наше профессиональное сообщество готово проводить бесплатные профильные обучающие круглые столы и конференции, в том числе для региональных специалистов АХО. Одна из последних тенденций в сфере образования гласит: «знания должны быть доступны для всех», и Объединение АХП полностью разделяет эту точку зрения.
− Какие практические мероприятия проводятся ассоциацией в рамках блока корпоративных автопарков?
− Одной из ключевых задач, над решением которых работает Объединение АХП, является обучение региональных специалистов АХО. Мы уже проводим тематические семинары по обмену опытом в рамках международных выставок. В апреле 2014 г. мы провели «Форум по общим административным вопросам» в рамках выставки «Метро Экспо», в октябре прошел круглый стол на 16-ой Международной выставке индустрии чистоты CleanExpo Moscow. Выбранный нами формат семинаров позволяет охватить достаточно обширную, с географической точки зрения, аудиторию при минимальных затратах. Гораздо эффективнее собрать региональных специалистов АХО в конференц-зале отраслевой выставки, чем организовывать и проводить обучающие конференции в областных городах страны. В роли спикеров и экспертов на данных семинарах выступают члены АХП. Мы готовы принять участие в организации конференций по управлению корпоративным автопарком и в рамках специализированных отраслевых выставок данного рынка.
− Каковы планы работы ассоциации?
− Планов развития у Объединения АХП много. В числе основных направлений отмечу следующие:
− написание профстандарта профессии «административно-хозяйственный управляющий», утверждение новой профессии в Министерстве труда и социальной защиты РФ (2015 г.);
− разработка учебных планов для новой профессии совместно со специалистами одного из вузов, предложенных Министерством образования и науки РФ; внедрение бесплатного профильного образования для административно-хозяйственных специалистов на базе государственных вузов (2015-2016 гг.);
− развитие интернет-площадки на официальном сайте нашей ассоциации по административно-хозяйственной деятельности, которая будет являться удобным рабочим инструментом, помогающим специалистам АХО в своей деятельности (2014-2016 гг.);
− проведение бесплатных мероприятий в различных форматах: конференция, форум, круглый стол, неформальная встреча и т.п., с целью обучения, обмена опытом, знакомства с поставщиками (2014-2017 гг.);
− формирование филиальной сети профессионального сообщества Объединение АХП в федеральных округах РФ (2016-2018 гг.);
− создание выставки для корпоративных клиентов по всем направлениям административно-хозяйственной деятельности (2018-2019 гг.).
1 сентября 2014 г. мы получили письмо из Минобрнауки РФ, в котором руководитель Департамента государственной политики в сфере высшего образования разъяснил, какие шаги необходимо сделать нашему сообществу, чтобы в России появилось высшее образование для специалистов АХО. Чтобы действовать наверняка и с минимальными затратами, мы планируем открывать филиалы АХП в тех областях, где находятся вузы, которые будут готовить административно-хозяйственных управляющих. Факультеты по административно-хозяйственному управлению появятся в магистратуре ведущих ВУЗов страны на базе группы направлений подготовки 38.00.00 Экономика и управление: 38.03.03 Управление персоналом, 38.03.02 Менеджмент, 38.03.04 Государственное и муниципальное управление и укрупненной группы направлений подготовки 27.00.00 Управление в технических системах: 27.03.02 Управление качеством, 27.03.04 Управление в технических системах.
Объединение АХП будет принимать в свои ряды всех выпускников, которые пожелают получить поддержку и дополнительные знания, навыки от профессионального сообщества. На сегодняшний день в России не существует единой выставки, на которой корпоративные клиенты смогли бы получить информацию о товарах и услугах в сфере административно-хозяйственного управления. Это связано с тем, что в компетенцию специалиста АХО входит взаимодействие с более чем тридцатью отраслями (бизнес-тревел, клининг, строительство, мебель, канцтовары, хозтовары, продукты питания, расходные материалы, декор и озеленение помещений и многое другое). Административно-хозяйственные управляющие вынуждены либо тратить свое время на посещение десятков выставок в год, либо совсем не посещать выставки. Мы планируем создать единую выставочную площадку, на которой поставщики товаров и услуг, входящих в административно-хозяйственную деятельность компании или предприятия, смогут провести переговоры с корпоративными клиентами. Такую выставку будут посещать не только специалисты АХО из Москвы, но и их региональные коллеги.
Оригинал статьи в журнале "АВТОБИЗНЕС" 8(152)' 2014г.
