|
|
Мельник Юлия Анатольевна
О себе: более 10 лет создаю комфортную и дружелюбную атмосферу в офисах. Автоматизирую процессы и оптимизирую затраты. Основные навыки: управление офисом и обеспечение его жизнедеятельности, закупка товаров и услуг, организация встреч и мероприятий, эффективное управление документооборотом. Имею высокие навыки коммуникации и организаторские способности. Английский - B2. Являюсь членом ассоциации «Административно-хозяйственных профессионалов».
25 мая 1988, 38 лет
Тел.: +7 (910) 8771647
25mjulia88@gmail.com
Гражданство: РФ
|
|
Административный менеджер
|
|
Опыт работы —14 лет 7 месяцев
|
|
Июнь 2025 — Июнь 2026
1 год 1 месяц
|
|
Русская медная компания, АО
Москва, www.rmk-group.ru
Добывающая отрасль
• Добыча и обогащение руд черных, цветных, драгоценных, благородных, редких металлов
Офис-менеджер
1. Запущен в работу новый офис компании в Москва Сити площадью 900 м. кв.
2. Проведен анализ рынка и заключены договоры с поставщиками услуг (флористы, клининг, обслуживание кофе-машин, обслуживание системы вентиляции).
3. Выполнена перепланировка в офисе (получены разрешения, выполнен проект, проведены ремонтные работы).
4. Согласно дизайн-проекту заключены договоры на поставку мебели, предметов интерьера, аксессуаров. Успешно реализован проект.
5. Рабочее место-ресепшен (контрольно-пропускной режим в офис, звонки, корреспонденция, курьеры, обмен документами между офисами, заявки от сотрудников, поддержка руководителей по базовым вопросам).
6. Материально-техническое обеспечение офиса (продукты питания, канцелярские принадлежности, сантехнические товары, товары для бытовых нужд).
7. Поздравительные кампании (Новый год, 8 марта/23 февраля) - организация рассылки подарков партнерам.
8. Составление планов бюджета/ движения денежных средств офиса на месяц/год, контроль бюджета.
|
|
Апрель 2024 — Апрель 2025
1 год 1 месяц
|
|
ООО "Омега Энерджи"
Москва, omega-energy.ru/
Нефть и газ
• Нефтехимия (продвижение, оптовая торговля)
Административный менеджер
1. Успешно организован в трехдневный срок переезд сотрудников (30 человек) в новый офис. Подготовка нового офиса для сотрудников (проведена генеральная уборка силами подрядной организации, закуплена техника для кухни, заключен договор на аренду-кофе машины, перевоз рабочих мест сотрудников, оформлены пропуска для сотрудников и для их автомобилей).
2. Заключен договор аренды автоматов питьевой воды со встроенной системой фильтрации, отказ от заказа воды в бутылях.
3. Выбран поставщик и заключен договор оказания услуг по озеленению офиса, офис успешно озеленен.
4. Заключен договор на оказание дизайнерских услуг (проведен анализ, планирование, выбор стиля, заказ мебели, постеров и успешная реализация проекта).
5. Рабочее место-ресепшен (контрольно-пропускной режим в офис, звонки, корреспонденция, курьеры, заявки от сотрудников).
6. Контроль работы подчиненных сотрудников и сотрудников подрядных организаций (кофе-леди, клининг, флористы, сотрудники по сервисному обслуживанию кофе-машин и пурифайеров).
7. Работа с постоянными подрядчиками (Комус, Озон), в результате анализа рынка заключены договоры с новыми контрагентами (нотариус, закупка электротоваров).
8. Администрирование корпоративного чата (поздравления сотрудников с Днями рождения, информация от бизнес-центра, новости компании).
9. Поздравительные кампании (Новый год, 8 марта/23 февраля) - организация рассылки подарков партнерам.
|
|
Сентябрь 2022 — Апрель 2024
1 год 8 месяцев
|
|
Kept (KPMG)
Москва, kept.ru/
Финансовый сектор
• Аудит, управленческий учет, финансово-юридический консалтинг
Ассистент департамента Quality and Risk management
1. Разобран архив и организована система хранения документов в офисе, передача определенных документов на удаленное хранение.
2. Организована более быстрая передача документов проверяющим организациям (Федеральное Казначейство, Банк России) во время проверок, организация конференц-звонков руководства компании с проверяющими организациями.
3. Инициировала поздравление сотрудников отдела с Днями рождения в виде рассылки писем с поздравлением на отдел.
4. Организовала 3 мероприятия отдела "под ключ" и получила положительные отзывы (Новый год, гендерные праздники).
5. Travel-поддержка сотрудников (внутренние и зарубежные командировки, заказ авиа, ж/д билетов, трансферов).
6. Подготовка писем для рассылки согласно шаблону компании, согласование и рассылка писем сотрудникам компании. Подготовка Бюллетеня отдела (новости Риск Менеджмента за квартал, итого 4 Бюллетеня в год), согласование и рассылка всем сотрудникам компании (2500 тыс. чел).
7. Электронный документооборот одела, авансовые отчеты.
|
|
Сентябрь 2021 — Сентябрь 2022
1 год 1 месяц
|
|
Kept (KPMG)
Нижний Новгород, kept.ru/
Финансовый сектор
• Аудит, управленческий учет, финансово-юридический консалтинг
Администратор офиса
1. Разобрана входящая корреспонденция, передана получателям. Обнаружена и исправлена ошибка в системе регистрации входящей документации, из-за которой сотрудники (численность сотрудников офиса 350 человек) не получали уведомления о входящем письме на их имя и соответственно не приходили за почтой.
2. Курирование вопросов аренды помещения. Сокращение площадей с 2700 м. кв. до 2100 м. кв. Мной было подготовлено КП и мебель, которой не было найдено дальнейшее применение, была успешно продана сотрудникам и будущим арендаторам по договору. Проведена работа по улучшению освещения офиса, отремонтирована мебель в офисе.
3. Проведена оптимизация затрат: сокращено количество аппаратов очистки воды в связи с переходом сотрудников на гибридный формат работы, вследствие чего была сокращена стоимость ежегодного обслуживания на 20%. Отказ от аренды вендинговых аппаратов, закуплены кофе-машины. Сокращение затрат на кофе на 30%.
4. Работа с постоянными контрагентами (регулярные закупки для нужд офиса Комус, Озон), в результате анализа рынка заключены договоры с новыми контрагентами. 4 поставщика переведены на электронный документооборот.
5. Ведение внутреннего электронного документооборота, согласование договоров во внутренней электронной системе. Ежемесячная сверка и оплата услуг по Яндекс Такси.
6. Контроль работы подчиненных сотрудников и сотрудников подрядных организаций (кофе-леди, техник, клининг, флористы, специалисты сервисных служб). Участие в подборе, постановка задач и контроль их выполнения.
7. Был проведен ребрендинг (была выбрана подрядная организация, сняты вывески с крыши здания, проведена работа в офисе с маркетинговой продукцией).
8. Управление архивом филиала, прием документов, регистрация в системе, передача документов на удаленное хранение, по запросу во время проверок забор документов из удаленного архива.
9. Координирование мероприятий (обучение сотрудников, экзамены), подготовка конференц-зала к мероприятию, закупка еды для кофе-брейков. Успешно организован летний корпоративов для сотрудников (выбор локации, выбор поставщиков услуг), получена положительная обратная связь.
10. Поддержание работы ЭКО-офиса (сбор крышечек, батареек и отправка в пункты сбора).
|
|
Март 2017 — Март 2021
4 года 1 месяц
|
|
Базис-НН, ООО
Нижний Новгород, www.bazis-nn.ru
Медицина, фармацевтика, аптеки
• Лечебно-профилактические учреждения
Координатор офиса
1. Организация очных обучающих сессий и вебинаров для сотрудников и врачей с целью ознакомления с новыми продуктами: подготовка конференц-зала, организация фуршетов своими силами либо с привлечением кейтеринга, travel-поддержка участников мероприятий.
2. Организация выставок, представление продукции компании на выставках.
3. Во время отсутствия секретаря выполнение его функций на ресепшен (звонки, корреспонденция, курьеры, гости, заявки от сотрудников, заказ обедов). Оптимизирована работа с Почтой России, заключен договор услуг бокс-сервис, который исключает походы в офисы Почты. Оптимизирована система получения/отправки картриджей на заправку.
4. Заказ продукции для Новогодней поздравительной кампании, организация рассылки подарков партнерам.
|
|
Образование
|
|
Высшее
|
|
2013
Высшее
|
Донбасская государственная машиностроительная академия, Краматорск
экономики и менеджмента, экономист по бухгалтерскому учету и анализу хозяйственной деятельности
|
|
2010
Высшее
|
Донбасская государственная машиностроительная академия, Краматорск
Автоматизации машиностроения, Инженер-электромеханик
|
