С началом 2026 года большинство собственников офисной недвижимости проиндексировали ставки аренды - плата за арендную офисную недвижимость выросла. В отдельных случаях цены изменились более чем на 40%. В условиях нестабильной экономической ситуации, такое повышение для бизнеса может стать критическим - компании пересматривают бюджеты в сторону оптимизации, в частности - офисных пространств.
В этой статье мы хотим рассказать про 3 кейса, как мы - Hotdesk - помогли клиентам оптимизировать офисные пространства, при этом сохранили штат и комфортные условия работы.
Оптимизация расходов на аренду на 40%: аудит, гибрид и субаренда
Задача: максимально сократить занимаемые площади без снижения рабочих возможностей.
Клиент: группа компаний арендует офис на последнем этаже БЦ в центре Петербурга.
Что сделали:
В первую очередь мы подключили систему бронирования рабочих мест и переговорных комнат Hotdesk, чтобы отследить заполняемость офиса в течение месяца, недели и дня. Уже на этом этапе были выявлены рабочие места, незадействованные в работе, и переговорные комнаты с загруженностью всего 20%.
Параллельно мы провели интервьюирование штатного персонала и руководящего менеджмента. По итогам распределили сотрудников по группам с точки зрения организации их рабочих процессов:
Решение:
В итоге:
Получилось освободить 40% офисных площадей без потери персонала и качества работы. Эти квадраты было решено передать в субаренду оператору коворкингового пространства. Таким образом получилось возместить 70% расходов на содержание собственного офиса.
Переезд в более комфортный офис при экономии бюджета
Клиент: IT-компания арендует офис в БЦ класса B.
Задача: улучшить имидж компании, повысив класс офиса, при этом сохранить бюджет на аренду.
Что сделали:
Подобрали новое помещение класса А. Стоимость аренды сократилась на 1 млн. руб.в сравнении со стоимостью аренды предыдущего офиса за счет сокращения арендуемых площадей на 3 000 кв.м. Офис полностью удовлетворил клиента по параметрам, однако встал вопрос о размещении персонала.
Решение:
Чтобы компания могла комфортно разместиться на новых площадях, был предложен переход на гибридный формат работы с организацией зоны хотедескинга (незакрепленные за сотрудниками рабочие места). Заказчик принял это решение.
В итоге:
Проект нового офисного пространства эффективно зонировал пространство: выделены 9 зон для командной работы и зоны хотдескинга с незакрепленными рабочими местами.
Заказчик переехал в офис выше классом и перевел команду на гибридный формат работы. Все это положительно сыграло на HR бренде компании. При этом удалось сократить расходы на аренду на 1 млн. руб.
Рост команды без увеличения площади
Клиент: крупная сибирская компания, 39% офиса уже работает в гибридном формате.
Задача: увеличить штат компании на 100 человек при сохранении площади офиса.
Что сделали:
Было необходимо выявить точки для оптимизации текущих площадей. С этой целью подключили систему Hotdesk, чтобы отследить реальную загруженность офиса. В результате выявили, что только 40% сотрудников действительно работают стационарно, при этом за 61% были закреплены рабочие места.
Опросы среди сотрудников и топ-менеджмента показали, что есть необходимость в пересмотре зон, закрепленных за отделами, так как соседство одних мешает другим (шум и постоянные звонки).
Так как штат должен значительно увеличится, встал вопрос и о самоорганизации посещения офиса среди сотрудников.
Решение:
В итоге:
Заказчику удалось не только улучшить условия для текущих сотрудников, но и подготовить инфраструктуру для масштабного увеличения штата.
Заключение
Опыт Hotdesk показывает, что ответ на рост арендных ставок лежит в стратегической оптимизации пространства: грамотное зонирование, гибкость в форматах работы и возможность перераспределения квадратных метров под новые задачи.
Если Вашей организации нужна конкретная карта действий по оптимизации офиса, оставьте заявку на сайте HOTDESK
