В преддверии нового года многие строят планы по реорганизации компании и оптимизации рабочего пространства. О том, как снизить расходы на содержание офиса и повысить продуктивность команды, рассказал генеральный директор компании OfficeFlex Игорь Золотухин.
OfficeFlex — консалтинговая и управляющая компания, реализующая проекты в сфере гибких офисных решений. В 2022 году признана консультантом года по сервисным офисам и коворкингам в рамках ежегодной премии Workspace Awards.
К вопросу о смене или переустройстве офиса многие сейчас подходят по причинам, связанным с изменением самой модели взаимодействия в коллективе. С начала пандемии коронавируса и последующих событий мы видим, как работа с удаленными сотрудниками становится все более привычным делом. И если в 2020 году для многих отсутствие работников в офисе было вынужденной мерой, на которую шли со скрипом, то сегодня, наоборот, восьмичасовой фултайм в графике 5/2 для многих стал объективным излишеством.
Все больше компаний сейчас смотрят в сторону концепций гибкого офиса. Activity Based Office — одна из таких. Она подразумевает деятельностно-ориентированный подход к организации рабочего пространства. Хочу подчеркнуть, что это не дизайн-концепция, хотя дизайн интерьера с правильным зонированием имеет большое значение. Она строится на трех основных принципах:
Часто обустройство рабочего пространства по-новому связывают с необходимостью переехать или сократить занимаемые площади. Это логичное решение. Но куда лучше не просто сокращать, а планировать качественные изменения. И хотя в перспективе Activity Based Office позволяет сократить расходы на аренду и содержание помещения, задачи урезать бюджет у него нет. Есть задача использовать пространство более эффективно, чтобы каждый квадратный метр был занят постоянно, чтобы не было простоев.
Activity Based Office — всегда технологичный офис. В США эту концепцию пытались внедрить начиная с 1970-х, но практически реализуемой она стала лишь с развитием технологий, отказом от стационарных компьютеров в пользу ноутбуков и планшетов. Использование мобильных устройств для работы дает ту самую гибкость, когда работник может за считанные минуты перейти из одного пространства в другое, без ущерба для продуктивности, напротив, во благо.
Чтобы упорядочить работу на местах, компании с гибким офисом нужна операционная система управления. Она может быть реализована в виде онлайн-платформы или мобильного приложения. Такая система дает сотрудниками возможность самостоятельно распоряжаться своим временем, заявлять о намерении выйти на работу в офис в конкретный день и час, выбирать удобное место, кооперироваться с коллегами.
Преимущества концепции Activity Based Office
У концепции Activity Based Office есть свои критики, особенно в отечественных реалиях. На мой взгляд, это говорит лишь о том, что тема на подъеме, и стоит рассмотреть ее с точки зрения возможных выгод и качественных улучшений.
Вдохновляющая атмосфера и интерьер
Activity Based Office — современный офис с продуманным и приятным дизайном. Работа в таком пространстве дает сотрудникам ощущение статуса и значимости. А когда люди физически и эмоционально ощущают, что их ценят, об их комфорте заботятся, это позитивно сказывается на самоотдаче.
Функциональный комфорт
Представьте, насколько продуктивнее будет работать, например, аналитик, который молча занимается расчетами, если в его функциональном поле не будет менеджера продаж, который постоянно говорит по телефону. В другой день тому же аналитику нужно будет провести несколько кастдев-интервью, и ему будет нужно место, чтобы самому долго говорить и никому при этом не мешать. Activity Based Office позволяет выбирать оптимальное по условиям пространство для каждого сотрудника и любого типа операций.
Возможности для взаимодействия в группе
Теперь представим разработчиков, которые основное время работают в уединении, но раз-два в неделю должны собираются на митапы. Таких команд в компании может быть несколько — по одной на каждый проект. В один день одни могут собираться в переговорной, другие — в лаундже, третьи — на кухне. В другой день это распределение может строиться иначе.
Зонирование пространства в Activity Based Office
В современном офисе должно быть три типа зон. В разных источниках их могут называть по-разному, но важно не столько название, сколько принцип в организации пространства.
И в громкой, и в тихой зоне, помимо основного открытого пространства, организованного по принципам опенспейс, должны быть обособленные зоны и предметы для ситуативной активности: акустические кабинки для разговоров по телефону, уголки с мягкой мебелью, передвижные доски, столы, пуфы.
Переход между общими и приватными пространствами должен быть быстрым — это один из принципиально важных критериев при составлении дизайн-проекта. Также большое значение имеет кабель-менеджмент и использование звукопоглощающих материалов, поскольку в Activity Based Office важен минимальный уровень звукового и визуального шума.
Не стоит забывать, что правильно спланированное пространство — это только часть пути перехода к Activity Based Office. Важно управлять изменениями, гибко перестраивать саму культуру поведения в офисе.
Можно ли реорганизовать офис своими силами
Несмотря на уже довольно большой объем информации в рунете и зарубежных источниках, я бы не рекомендовал собственникам бизнеса и управленцам становиться на этот путь без надежного и знающего проводника. Концепция Activity Based Office работает только тогда, когда внедрена на основе глубоких исследований бизнес-процессов компании.
В основе планирования гибких пространств лежат PropTech (Property Technologies) — цифровые технологии эксплуатации и управления недвижимостью. Комплекс инструментов PropTech позволяет составлять тепловые и звуковые карты, фиксировать, как часто или редко бывает занято или свободно какое-то пространство внутри офиса. На основе этих данных строится аудит и аналитика. Эти данные важны для правильного зонирования и расчета необходимого количества рабочих мест.
Разные компании могут иметь разные особенности, и каждая может немного по-своему интерпретировать, адаптировать и использовать концепцию. Поэтому без компетентного консультирования команды, которая уже имеет опыт в организации таких пространств, будет очень сложно.
Классический Activity Based Office предполагает равные условия и равные возможности в использовании пространства как для рядовых сотрудников, так и для топ-менеджеров. Но в отечественных реалиях на это соглашаются не все управленцы, поэтому приходится адаптировать модель, искать компромиссы, и это тоже лучше делать с помощью консультанта.
И главное, концепцию невозможно реализовать за неделю — это планомерный и линейный процесс. В нем нужно учитывать не только физический, но и психологический комфорт сотрудников. С этой точки зрения важен Change Management, управление изменениями.
OfficeFlex — эксперт в трансформации офисов
Если хотите добиться реальных качественных изменений в компании за счет реорганизации рабочего пространства, мы готовы к сотрудничеству. На вашей стороне будет сильная команда экспертов в архитектуре, дизайне, девелопменте, HR, маркетинге, управлении, недвижимости и инвестициях.
Мы внедряем элементы гибкого офиса в корпоративные пространства на основе глубинного анализа и помогаем создавать комфортную рабочую среду для сотрудников. Всегда начинаем с аудита, изучаем потребности и бизнес-процессы компании. Результатом аудита становится детальный отчет с выводами и рекомендациями по улучшению бизнес-процессов и финансовых показателей. Следующим этапом составляем дизайн-проект, а после сопровождаем заказчика на всем пути реорганизации.
Даже изменения к лучшему на первых порах могут вызывать негативную реакцию в коллективе. Людям нужно время, чтобы освоиться в новой зоне комфорта. Поначалу они могут жаловаться на недостаток приватности и возможности концентрироваться. Поэтому мы помогаем управленцам подготовить сотрудников к предстоящим изменениям и развивать новую корпоративную культуру.
Один из проектов под управлением OfficeFlex, cеть коворкингов F2, получил специальный приз официального партнера премии Workspace Awards 2022 в номинации «Рабочее пространство года».
Помимо консалтинга в вопросах организации корпоративной рабочей среды, мы занимаемся запусками коворкингов, сопровождением сделок, внедрением систем управления рабочими пространствами. Профессиональный опыт на рынке недвижимости и в управлении коворкинг-операторами, наработанные связи и постоянно растущие компетенции команды позволяют клиентам OfficeFlex передать рутину операционного управления в надежные руки.
Контакты: +7 (499) 110-96-10, info@officeflex.ru
