Офисная выкройка: не упустить ни одной детали
Евгений Бакунов, директор по продажам компании Kinnarps
Попробуйте посчитать, сколько рабочих мест в вашем офисе пустует в течение дня? Наш шведский офис провел исследование среди 230 европейских компаний, в результате чего выяснилось, что ежедневно в офисах респондентов остаются невостребованными порядка 50% (!) рабочих мест. При этом в большинстве этих же самых офисов административные директора отмечают нехватку переговорных, недостаток зон для проектной работы, быстрых встреч и неформального общения. Эту же тенденцию мы наблюдаем и на российском рынке — проектирование офиса только на основании общего количества сотрудников приводит к неэффективному использованию пространства. Какие же механизмы офисного планирования должны применяться сегодня, чтобы пространство не пустовало, а работало на все 100%?
Еще лет десять назад планировка open space считалась передовой и продуктивной: избавившись от стен и коридоров, минимизировав количество офисных потерь, появилась возможность на том же метраже рассадить большее количество персонала, упростить коммуникацию, сократить «дистанцию» от одного сотрудника/департамента до другого. Но... жизнь не стоит на месте — и вчерашние достоинства open space сегодня уже не так однозначны. Все чаще административные директора и HR-менеджеры говорят о снижении эффективности работы сотрудников в открытом пространстве: общение коллег между собой, разговоры по телефону, обсуждения текущих задач на рабочих местах не дают персоналу сосредоточится. При этом переговорные зоны, которые могли бы «взять удар на себя», став — хотя бы на время - пространством для сосредоточенной работы, не в состоянии вместить в себя всех желающих: будучи спроектированными в ограниченном количестве и исключительно для функции переговоров, они не способны удовлетворить потребности всех тех, кому нужно поработать в уединении или совершить личный телефонный звонок.
Ситуация выглядит еще более абсурдной, если учесть, что до половины рабочих площадей в течение дня пустует, пока в переговорные тянется живая очередь...
Как известно, проблему эту сегодня стремятся разрешить процессно-ориентированные офисные концепции — Activity Based Working, AGILE, и др., в основе которых лежит проектирование самых разнообразных пространств, отвечающих ключевым функциям. Это уже не три офисные зоны как раньше (рабочая, переговорная и кофе-пойнт), а значительно больше — collaboration-зоны, библиотеки, телефонные будки, креативное пространство, проджект-румы, зоны для неформального общения и т. д. В процессно-ориентированных офисах рабочие места есть, но, как правило, они не закреплены за сотрудниками, и их меньше, чем в стандартном офисе. При этом, сотрудник сам волен выбирать место, где в текущей ситуации ему удобнее всего работать - беспроводные технологии, смартфоны это позволяют. Получается, что Activity Based Working или AGILE-офисы – это большая мобильность, большие возможности для продуктивной работы и более эффективное использование пространства.
Собственно, 50% пустующих мест- и и есть тот резерв, который можно и нужно использовать под создание разнообразных рабочих зон.
Но как угадать с потребностями? Сколько и каких зон нужно именно вам?
Сегодня существует ряд методик для точного определения типа, размера и количества необходимых функциональных пространств в офисном пространстве - индивидуально под каждую компанию. Мы в своей работе используем методику, основанную на анализе структуры рабочего времени сотрудников (какой % рабочего времени они тратят на тот или иной вид задач) и на опросе персонала в отношении того, какие зоны им требуются для эффективной работы, каковы их рабочие привычки и сценарии исполнения задач. Объединяя эти два массива данных, мы получаем относительно объективную «картину мира», которая дает работодателю понимание того, какой офис будет соответствовать масштабу и функциям его компании. Приведу пример. Допустим, сотрудники департамента продаж в рамках анкетирования признались, что они бы хотели 100% телефонных звонков делать из телефонных будок. Исследуя их режим работы, мы понимаем, что они тратят на звонки по телефону только 50% своего рабочего времени. Стало быть на 10 человек нужно порядка 5 телефонных будок. Если же на телефонные переговоры уходит 10-15% времени, значит им достаточно и 1-2 будок. Согласитесь, большая разница - проектировать в офисе 2 или 5 телефонных станций. Я уже не говорю про проектирование переговорных, столов в open space, кофе-поинтов и мест неформального общения.
Получается, что сегодня для любой компании можно объективно определить нужный ей метраж офиса и его наполнение, уровень приватности зон и необходимость в неформатных пространствах. И в итоге спроектировать офис под весьма специфические потребности — эдакий build-to-suit для арендатора.
Впрочем, справедливости ради стоит отметить, что большинство офисов даже крупных российских и международных компаний все еще проектируется «по старинке», исходя из ощущений HR-менеджера, административного директора или президента компании. И увы, часто эти предположения не соответствуют реальному положению дел.
Размышляя о необходимости замеров офисных потребностей, компании часто боятся, что не справятся с тем количеством вызовов, которые влекут за собой результаты исследования. Например, как настроить IT-систему в офисе, чтобы дать возможность сотрудникам работать из любой офисной зоны, и при этом обеспечить высокий уровень безопасности корпоративной информации? Как изменить мышление персонала и настроить их на новый формат работы: на первом этапе часто непонятно, что делать с этой «свободой», зачем уходить с рабочего места и работать в обезличенном - «ничьем» - пространстве, как выбирать зоны для работы и каковы правила поведения на новом месте? У работодателей всегда есть боязнь того, что инвестиции проект окажутся напрасными: персонал не будет пользоваться зонами из-за боязни перемен, незнания преимуществ каждой зоны. Возможно и обратная реакция - сотрудники слишком часто станут менять рабочее место, теряя время на выбор, адаптацию, привыкание. Или что делать, если сотрудники не станут соблюдать правила процессно-ориентированной работы — перемещаясь по офису, они будут оставлять на новых местах личные вещи или занимать зоны не по назначению (например, в переговорных станут говорить по телефону)?
На все это есть один ответ — сотрудникам нужна «навигация» по «новому образу жизни». Правила поведения, дорожная карта, если хотите. Ну и, безусловно, время на адаптацию. Помните, когда компании только-только стали переходить из кабинетов в открытые пространства, в практике многих из них было следование базовым корпоративным правилам? Не есть на рабочем месте, не ставить на стол личный фикус и фотографию любимой собаки, не прятать сменную обувь себе под стол и не вешать верхнюю одежду на спинку своего кресла - сегодня это выглядит наивным, но тогда административные директора потрудились на славу, разрабатывая и внедряя в жизнь особые кодексы поведения. И сегодня у нас новый этап — трансформировать мышление людей, привести в соответствие сегодняшнюю специфику их работы с условиями труда, настроить «ландшафт» под корпоративные возможности.
И игра эта, поверьте, стоит свеч: как показывает практика, анализ офисных потребностей влечет за собой пересмотр офисного метража в сторону его уменьшения, делает работу в офисе более продуктивной, и, кроме того, повышает уровень лояльности сотрудников! Работодатель, который организовал эргономичный и удобный офис, поставил здесь мягкую зону для неформальных переговоров, телефонные будки для личных бесед, кофе-пойнты и проджект-румы, очевидно, печется о комфорте своих сотрудников и знает, что благоприятная офисная среда — это творческая атмосфера, доверие, свобода в принятии решений, включая свободу перемещения. Это ли не поводы быть преданным, вовлеченным и мотивированным?
