5 мифов о переезде офиса
Для большинства компаний офисный переезд - это один из этапов развития бизнеса. Расширение штата, смена формата работы, переезд в более современный бизнес-центр или оптимизация расходов на аренду - причины могут быть разными, но каждая из них требует тщательной подготовки.
За 25 лет работы специалисты компании «Деликатный переезд» реализовали сотни корпоративных переездов различного масштаба. Этот опыт позволяет нам видеть типичные ошибки, которые могут повлиять на сроки, бюджет и комфорт сотрудников. Сегодня мы развенчаем 5 самых популярных мифов о переезде офиса.
МИФ 1: Ремонт в новом офисе должен закончиться 15-го числа, значит, на 16-е число можно планировать переезд.
Статистика, накопленная нами за годы работы, неумолима – не менее 80% компаний сталкиваются со срывом сроков окончания ремонта. При этом разрыв между ожидаемой и фактической датой в среднем составляет от 3 до 6 месяцев и более.
Совет:
Контролируйте каждый этап ремонтных работ, сверяйтесь с графиком буквально по дням. Не назначайте переезд день в день с окончанием ремонта. Заложите в план некоторый люфт, хотя бы в 10-14 дней. До начала переезда стоит убедиться, что завершены все «грязные» работы, функционируют инженерные системы, работают лифты и есть возможность безопасно заносить мебель и оборудование.
МИФ 2: Стоимость переезда не может быть фиксированной.
Часто встречаем мнение, что окончательная стоимость переезда станет известна только по факту его завершения. Иногда компании-перевозчики действительно указывают в коммерческом предложении и договоре стоимость за час работ или обработку м3 имущества, и итоговая стоимость в таком случае может ощутимо отличаться от расчетной.
Но существует и фиксированный вариант расчета. При профессиональном подходе стоимость рассчитывается заранее после оценки объема работ и фиксируется в договоре. Это позволяет компании планировать бюджет без риска неожиданных расходов.
Совет:
Для расчета фиксированной стоимости переезда предоставьте подрядчику максимально полную информацию: попредметный список имущества, желаемый график, адреса, этажи, условия внутри зданий, наличие парковки и пр. Убедитесь, что полученный расчет окончательный и не предполагает доплат – никакие работы не вынесены «под звездочку»; расчет произведен не по усредненным значениям и базовым тарифам, а точно под вашу задачу.
МИФ 3: Переезд обязательно затянется и помешает работе сотрудников.
Практически при любых обстоятельствах можно спланировать переезд так, чтобы не нарушить привычный ритм работы офиса. Например, можно осуществлять работы частями, организуя переезд поэтапно – этажами или отделами. Специалисты мувинговой компании могут работать в вечернее время или даже ночью, а также в выходные и праздничные дни, чтобы уже в первый рабочий день сотрудники компании могли приступить к работе на новом месте.
Совет:
После составления оптимального графика перепроверьте, чтобы он в точности был занесен в договор. Кроме того, необходимо зафиксировать ответственность подрядчика за несоблюдение сроков.
МИФ 4: Главное, чтобы имущество компании не пострадало, больше рисков нет.
Во время переезда существует также риск конфликта с третьими лицами. Например, повреждение отделки помещений бизнес-центра, пропажа имущества или несоблюдение интересов других арендаторов. Вы заранее должны продумать меры по предотвращению подобных ситуаций.
Совет:
Убедитесь, что у компании-перевозчика есть полис страхования ответственности перед третьими лицами. Нелишним будет поинтересоваться, как подрядчик собирается обеспечить защиту отделки бизнес-центра. Если четкого ответа нет – это повод усомниться в надежности выбранной компании.
МИФ 5: Все сотрудники готовы к переезду, самостоятельно соберут личные вещи.
При организации переезда ключевое значение имеют сроки. Личные вещи сотрудников должны быть собраны строго в обозначенное время. Если ваши коллеги затянут со сбором вещей и упустят время, упакуют не все или неверно промаркируют коробки – это неизбежно приведет к лишней суете на переезде и нарушению плана и сроков окончания работ. А ведь именно человеческий фактор нередко становится причиной задержек: кто-то не успел собрать документы, кто-то не подписал коробки, а кто-то оставил подключенную технику.
Совет:
Обдумайте график упаковки личных вещей. Составьте краткую инструкцию для сотрудников, ознакомьте с ней заранее всех коллег. Оптимальное решение – назначить ответственное лицо за подготовку в каждом кабинете или отделе. Проконсультируйтесь с подрядчиком, попросите помочь с инструктажем, составлением памятки или запросите видео-инструкцию, это ощутимо упростит задачу.
Переезд – задача довольно сложная и хлопотная. Но не нужно зацикливаться на стереотипах и слепо верить мифам. Чем тщательнее продуманы все этапы переезда офиса - от подготовки помещений до информирования сотрудников, тем спокойнее пройдет переезд и тем быстрее коллектив вернется к привычному ритму работы.
Специалисты компании «Деликатный переезд» более 25 лет помогают корпоративным клиентам организовывать офисные переезды, внутренние перемещения и проекты по реорганизации рабочих пространств. Наш опыт показывает: большинство рисков можно предотвратить еще на этапе подготовки. Именно поэтому грамотное планирование остается главным условием успешного переезда. 