12 апреля 2019 года состоялся Деловой Завтрак, организатором которого выступила Ассоциация «Объединение административно-хозяйственных профессионалов» (Объединение АХП). За Завтраком собралось более 50 гостей, чтобы обсудить актуальную тему, связанную с организацией деловых поездок и командировок. Статья расходов на business travel во многих компаниях занимает весомую часть текущих расходов, поэтому оптимизация командировочных затрат – одна из приоритетных задач каждого административного директора и трэвел-менеджера.
Каждая организация стремится к снижению затрат, но что происходит на практике? Какие реальные инструменты оптимизации применяют коллеги? Является ли трэвел-политика инструментом оптимизации затрат и сколько реально можно сэкономить, - все эти и другие вопросы были рассмотрены на Деловом Завтраке: «Деловые поездки: Как эффективно управлять деловыми поездками?».
Первой слово взяла президент Объединения АХП Олеся Валерьевна Багманян, которая заострила внимание на актуальности темы и представила партнеров мероприятия: Юлию Назаренко – заместителя директора по маркетингу и продажам MERCURE IBIS ADAGIO MOSCOW CENTRE BAKHRUSHINA и Татьяну Нугманову - генерального директора компании «Демлинк», приглашенную в качестве эксперта рынка.
Деловая часть мероприятия началась с презентации отеля, которую провела Юлия Назаренко, рассказав о широких возможностях MERCURE IBIS ADAGIO MOSCOW CENTRE BAKHRUSHINA как для деловых путешественников, приезжающих в командировки не только на ограниченный срок, но и для длительного проживания. Разнообразные конференц-возможности идеальны для проведения мероприятий различного масштаба. Удобная локация комплекса в центре Москвы делает его максимально доступным и востребованным.
Татьяна Нугманова представила компанию «Демлинк» - лидера туристического рынка по корпоративному обслуживанию в сфере бизнес поездок и организации мероприятий. В компании работает более 300 человек, она имеет многочисленные профессиональные награды как одно из лучших business travel агентств и обладатель одной из лучших систем онлайн бронирования, предоставляет полный комплекс услуг в сфере business travel & MICE & VIP service & Leisure.
Первый вопрос, который обсуждали гости Завтрака – какие проблемы приходится решать при работе с business travel агентствами.
Ответы на эти вопросы очевидны и многие компании с ними сталкивались:
Татьяна Нугманова прокомментировала полученные результаты: «На сегодняшний день в России, в туристической отрасли существует большой сегмент агентств, которые профессионально занимаются корпоративным обслуживанием в сфере business travel & MICE (организация мероприятий). Да, уровень таких компаний может существенно отличаться друг от друга по своим человеческим и техническим ресурсам. Однако, практически любой корпоративный клиент может подобрать для себя «своего» профессионального business travel агента. Основная миссия business travel агента -это упорядочение процесса заказа командировок, сбор и анализ статистики, работа с конечными поставщиками услуг с целью оптимизации расходов, являясь экономическим агентом своего заказчика, облегчение документооборота путем предоставления единого стандарта документации, обеспечение технологиями, действующими в отрасли. Как правило, корпоративные клиенты с небольшим или средним объемом поездок могут выбрать себе в партнеры любое business travel агентство. Если есть дополнительные пожелания по работе с системой онлайн бронирования, то необходимо ориентироваться на крупных игроков рынка. Корпоративным заказчикам с большим объемом командировок, требованиями к специализированной отчетности, интеграции, оптимизации мы рекомендуем тщательно подбирать партнеров, где основополагающими принципами правильного выбора агента являются: квалификация персонала, ценность партнера в его дополнительных преимуществах и возможности для будущего роста и развития в области организации деловых поездок и совершенствования этих процессов в будущем.
После обсуждения этих вопросов, тема разговора стала логично разворачиваться к принципам выбора агента. Гости Завтрака решили, что оптимальными критериями для выбора агентства является:
В процессе обсуждения все участники встречи сошлись во мнении, что конечно, лучше всего работать уже опытным агентом. Но как его распознать на меняющемся рынке?
Татьяна Нугманова специально для нашего мероприятия подготовила материал, который был рекомендован в качестве образца запроса при выборе business travel агента. Первичный запрос – это общая информация о контрагенте, второе - это сам технический запрос, основанный на требованиях, пожеланиях корпоративного клиента к business travel агенту и планируемому итоговому результату от сотрудничества. И третье - это ожидания по сервису – SLA ( Service Level Agreement). Участники ознакомились с материалами, а Татьяна озвучила, что критерии при выборе агента могут быть углублены и расширены в случае тендера для очень крупного корпоративного клиента или банков, где дополнительно запрашивается информация по технической безопасности, возможностям интеграции управленческих систем, наличию продвинутых онлайн разработок и другие специфические требования.
После выбора агента участникам был задан важный вопрос: как трэвел агент приступает к своим обязанностям после его выбора и подписания договора? Что такое имплементация?
Татьяна ответила на вопрос и прокомментировала, что имплементация является одним из самых важных этапов сотрудничества. Чем тщательнее заказчик и агент обсудят все точки соприкосновения, тем меньше ошибок будет совершено и особенно на начальном этапе сотрудничества. В момент имплементации обычно проходит очное знакомство с ключевыми сотрудниками, отвечающими за разные стороны процесса организации командировок, как со стороны клиента, так и со стороны заказчика.
Оговариваются часы обслуживания, отчетность, бухгалтерская документация, имплементация системы онлайн бронирования, заносится трэвел-политика клиента, центры затрат при наличии, формируется схема обслуживания с учетом всех юридических лиц, если клиент выступает в качестве холдинга.
Итогом данного взаимного обсуждения, как правило, является технология обслуживания, которую создает business travel агент. Технология обслуживания делается для клиента отдельно, для внутреннего пользования отдельно. Технология для внутреннего пользования самого агента уже транслирует все особенности клиента в операционные отделы исполнителя. Бывает, что технология может меняться по ходу обслуживания и туда могут вноситься коррективы.
Главное, что должны в момент имплементации обе стороны сделать, это постараться обеспечить диалог всех заинтересованных в процессе сотрудничества сторон до момента начала сотрудничества.
После обсуждения вопроса об имплементации участники мероприятия перешли к выполнению практического задания. Необходимо было проанализировать реальный трэвел бюджет крупной компании и найти зоны для его оптимизации. По итогам этого обсуждения были высказаны предложения по оптимизации расходов на билеты путем заключения трехсторонних договоров с авиакомпаниями, а также предложения по получению специальных цен на проживание в отелях, исходя из объемов проживания в различных отелях.
Татьяна показала, как на практике была проведена оптимизация, какие именно договоры и соглашения были заключены с авиакомпаниями и какая отельная программа была подготовлена для клиента. Основным показателем экономии по авиабилетам получилась цифра – 4.6% и 7,6 % по отелям.
Продолжая тему оптимизации трэвел-расходов, Татьяна добавила, что оптимизации трэвел-бюджета на 30% быть не может, если вы вообще не сокращаете все поездки и не переходите на общение по каналам связи через интернет. Максимальная экономия – это в районе 12-15%. Но и это крайне редкий случай. Средняя цифра оптимизации трэвел бюджета 5-10%.
По окончании мероприятия Татьяна предложила участниками встречи в качестве подарка провести бесплатную диагностику business travel в компаниях участников, при предоставлении статистических данных. Предоставив общую статистику по поездкам, статистику по билетам и отелям и краткое описание процесса заказа командировок, сотрудники компании «Демлинк» предоставят экономическую и организационную консультацию и предложат пути оптимизации трэвел-бюджета. Также, по запросу, Татьяна готова направить в электронном виде пример Технического задания (ТЗ) на выбор трэвел агента. Кроме этого, компания «Демлинк» предлагает уникальную возможность - пройти обучающий тренинг в Demlink People School с получением сертификата на тему business travel для начинающих секретарей, ассистентов, административных специалистов и трэвел-координаторов. Тренинг ведут профессионалы с большим стажем, директора профильных департаментов компании «Демлинк». Для прохождения диагностики business travel, получения примерного ТЗ на выбор агентства и записи на тренинг в Demlink People School можно направить запрос по адресу: marketing@demlink.ru.
Олеся подвела итог проведенного мероприятия и поддержала мнение участников, что тема прозвучала актуальная, вопросы были разобраны очень важные для организации бизнес поездок на высоком уровне. По окончании мероприятия состоялся запланированный осмотр комплекса отелей для участников Завтрака.
Гости мероприятия получили глубокие знания по теме business travel, научились видеть и минимизировать риски, а также решили практические задачи по оптимизации бюджета. До новых встреч!
С фототчетом мероприятия можно ознакомиться по ссылке.
Если Вас заинтересовало Партнерство в рамках наших будущих мероприятий, то предлагаем Вам ознакомиться с условиями участия, пройдя по ссылке https://proffadmin.ru/obedinenie/reklamodatelyam/
