Гибкий офис — относительно новая концепция, которая появилась после локдауна, когда компании ушли на удаленку.
Тогда бизнес заметил, что не всем сотрудникам подходит удаленный формат работы — жаловались на эмоциональные выгорания и отсутствие work-life-balance. Вместе с упадком настроений в коллективе падали KPI сотрудников и общие показатели бизнеса.
Были сотрудники, которые оценили удаленку. Формат полюбили те, кому нравилось самостоятельно планировать свое время, работать из разных локаций и не тратить деньги на дорогу. Некоторые отмечали, что их продуктивность на удаленке выросла. В итоге нашли решение, которое объединило удаленщиков и офисников — гибкий офис.
В статье рассказали, что такое гибкий офис и зачем бизнесу его внедрять. Разобрались, как эффективнее управлять офисным пространством с помощью специального софта на примере системы UnSpot.
Концепция гибкого офиса держится на трех китах: гибридном графике, бронировании рабочих мест и функциональном пространстве.
Гибридный график — комбинация удаленного и офисного форматов работы. Внедрить его в компанию можно по-разному:
→ Работодатель сам решает, когда сотрудники ходят в офис, а когда работают из дома. Например, ИТ-компания решила, что сотрудники могут работать удаленно в понедельник, среду и пятницу. Поэтому тестировщик Дима три дня в неделю работает из дома и два дня из офиса.
→ Работодатель говорит сотрудникам, сколько дней в месяце можно работать удаленно, а сколько в офисе. Например, юридическая фирма попросила сотрудников присутствовать на рабочем месте пять дней в месяц. Юрист Андрей первые две недели месяца работает из дома, третью проводит в офисе, а четвертую — опять из дома.
Бывает так, что компания предлагает индивидуальный график посещений для работников. Расписание составляют с учетом должности, нагрузки и обязанностей сотрудника↓
Например, начальник финансового отдела Марина появляется в офисе три, иногда четыре раза в неделю: у нее много личного взаимодействия с командой. Дизайнеру Кате незачем ходить в офис чаще одного-двух раз в неделю — ее задачи можно обсудить в переписке или на звонке.
Бронирование рабочих мест. В гибком офисе есть закрепленные и плавающие рабочие места. На закрепленных местах сидят сотрудники, которые обычно ходят в офис — удаленно работают редко. Плавающие места занимают те, кто работает по гибридному графику.
Для бронирования мест сотрудники могут использовать специализированный софт. Например, в системе UnSpot можно сделать карту офиса и бронировать разные ресурсы: рабочие столы, переговорные, локеры, парковочные места. Чтобы сотрудники могли уточнить, где в тот или иной день будут сидеть коллеги, можно воспользоваться дашбордом с расписанием.
Интерактивная карта офиса в системе UnSpot. Можно посмотреть, в каком офисе сегодня работают коллеги и кто какие места занимает.
Функциональное пространство. Пространство в гибком офисе разделено на функциональные зоны: для совещаний, командной и уединенной работы, обедов и кофе-брейков.
В системе UnSpot можно выбрать рабочий стол с нужным оборудованием: монитором, ПК, зарядкой или клавиатурой
Можно забронировать место рядом с интерактивной доской, если нужно подготовиться к презентации. Или сесть в уединенном месте рядом с окном, если сегодня все раздражает и хочется поработать в одиночестве.
Представим ситуацию. В штате компании «Альфа» числится 500 сотрудников, причем все ходят в офис, удаленщиков нет. Ребята планируют расширяться — взять на работу еще 150 человек. У Альфы есть два пути↓
Если Альфа будет арендовать второй офис, придется выделить как минимум 4,5 м² площади на каждого нового человека. Так сказано в СанПиН. Получается, чтобы разместить 150 человек, нужно арендовать офис площадью 675 м².
Допустим, Альфа хочет разместить новых сотрудников в офисе в Санкт-Петербурге. Аренда 1 м² здесь стоит около 1 500 ₽ в месяц. Рассчитаем затраты на аренду второго офиса: 675 м² × 1 500 ₽ = 1 012 500 ₽
Только за аренду помещения нужно платить 1 млн рублей в месяц или 12 млн рублей в год. А еще помещение нужно содержать: платить зарплату офис-менеджерам, покупать оборудование для новых сотрудников и расходные материалы в офис.
Мы посчитали, во сколько обойдется новый офис собственнику Альфы, и занесли результаты в таблицу↓
Траты на аренду нового офиса
Чтобы арендовать и содержать офис на 150 человек, нужно платить почти 30 миллионов рублей в год.
В гибком офисе руководители могут составить график посещений для команд. Например, можно попросить сотрудников приходить в офис три раза в неделю, а коллеги уже сами выберут дни посещений.
Дашборд с расписанием коллег
Допустим, «Альфа» переведет сотрудников на гибридный формат работы. Тогда текущие сотрудники будут ходить в офис в понедельник, среду и пятницу, а во вторник и в четверг работать удаленно. Пустующие столы компания может предложить новым сотрудникам.
Новички будут ходить в офис во вторник и в четверг, а в понедельник, среду и пятницу работать из дома. Если всем комфортно работать в таком режиме, оставить все как есть или поменять отдельных коллег расписаниями.
***
Так сотрудники могут выстроить собственный график посещений офиса и корректировать расписание, если случилось что-то внезапное.
Благодаря планированию посещений в гибком офисе Альфа комфортно разместит текущих и новых сотрудников в одном помещении. Рассчитаем, сколько компания потратит на такую систему↓
Траты на гибкий офис
За гибкий офис Альфа отдает около 10 миллионов рублей в год. Собственнику не нужно платить за аренду и обслуживание офиса, покупать мебель и мониторы для сотрудников.
Теперь сравним, какой путь выгоднее для Альфы: аренда нового офиса или переход на гибкий офис↓
Сравнение трат на новый офис и на гибкий офис
Переход на гибкий офис на 67% экономнее аренды нового пространства. В итоге бизнес экономит почти 20 миллионов в год и получает все преимущества гибкого офиса↓
Помогает принимать более обоснованные решения. В гибкий офис можно внедрить систему аналитики и понимать, как эффективнее использовать пространство. Например, посчитать сколько новых сотрудников поместятся при текущем графике работы. Или переехать в меньший по размеру, но более комфортный офис, если компания не планирует увеличивать штат.
В UnSpot можно оценить потенциал офиса при текущем графике работы
С помощью статистики занятости функциональных зон в гибком офисе можно смотреть, где сотрудники бывают часто, а где редко. Например, проанализировать, какие переговорные комнаты используют чаще всего, и реорганизовать менее популярные помещения.
Позволяет экономить на офисном оборудовании. В гибком офисе незакрепленные места оборудованы по-минимуму: стол, стул и розетка. Чтобы пересесть с одного места на другое, сотруднику достаточно взять с собой только ноутбук.
Для бизнеса такой минимализм помогает сэкономить на канцелярии в офис — можно закупать меньше бумаги, ручек и степлеров.
Упрощает найм новых сотрудников и мотивирует текущих. В современном мире недостаточно просто платить зарплату, чтобы привлечь нового и удержать текущего сотрудника. Людям важно работать в здоровой атмосфере и соблюдать баланс работы и отдыха.
Гибкий офис поможет создать такое пространство. Здесь сотрудники могут составить индивидуальный график посещений офиса и работать в разных локациях. С таким подходом команда чувствует себя свободнее, больше вовлекается в процессы компании и поддерживает высокую продуктивность.
***
Если вы хотите сделать свой офис гибким, попробуйте систему UnSpot. Наши менеджеры подскажут, как управлять гибким офисом и настроить бронирование рабочих мест.
Самый простой способ подробнее узнать о том, как управлять гибридным офисом, — это демонстрация системы UnSpot. Она бесплатная и ни к чему не обязывает.
Наши контакты:
ООО «Анспот»
E-mail: hello@unspot.ru
Телефон: 8 (800) 444-72-54
