Рубрики

Члены АХП рекомендуют поставщиков

KUBRAVA PROJECT MANAGEMENT TM wellbelife VitaEat Фреш  Profit Rooms Чистолифт.рф

Наши спонсоры

Все спонсоры


Статьи

17 июня 2019 года эксперты Ассоциации «Объединение АХП» завершили диагностику административно-хозяйственных процессов в одной из ключевых организаций РФ.

17 июня 2019 года эксперты Ассоциации «Объединение АХП» завершили диагностику административно-хозяйственных процессов в одной из ключевых организаций РФ.

17 июня 2019 года эксперты Ассоциации «Объединение АХП» завершили диагностику административно-хозяйственных процессов в одной из ключевых организаций РФ.

Руководство проектом осуществляли: Кириллов Максим Владимирович и Тимошина Мария Юрьевна. Сопровождение проекта на объекте осуществляла Зубкова Юлия Дмитриевна.

Цели проекта:

1. Проведение диагностики документации и процессов, входящих в зону ответственности Хозяйственного отдела административно-финансового департамента с целью выявления рисков и слабых мест, которые затрудняют сопровождение организации при стремительном и устойчивом ее росте.

2. Выдача рекомендаций для создания эффективно функционирующего Хозяйственного отдела, способного обеспечить сопровождение устойчивого роста организации.

Перечень работ:

На основании указанных в ТЗ функций Хозяйственного отдела Заказчика, были проведены следующие мероприятия:

1. Диагностика документации. Изучение политик и процедур, действующих в организации и относящихся к хозяйственному отделу, ее организационной структуры, а также бизнес- процессов хозяйственного отдела, должностных инструкций сотрудников, системы мотивации сотрудников ХО.

Срок: 7 рабочих дней.

Вовлеченность персонала организации: уполномоченные сотрудники организации.

Результат: На основании проведенной диагностики выдаем рекомендации по разработке недостающей документации, ее актуализации или внесению изменений.

2. Выявление рисков. Формирование рекомендаций по их снижению.

Срок: 7 рабочих дней

Результат: На основании проведенной диагностики выдаем справку с обнаруженными рисками и выдаем рекомендации по их минимизации.

3. Мероприятия, направленные на повышение эффективности работы Хозяйственного отдела.

Срок: 12 рабочих дней

Результат: На основании детального анализа хозяйственных процессов выдача рекомендаций по расчету количества сотрудников в Департаменте, а также рекомендаций по реорганизации выявленных неэффективных процессов, предложения по внедрению инновационных эффективных процессов. Составление диагностической карты.

3.1. Ежедневные обходы и контроль исправного состояния мест общего пользования. 

    • Составление диагностических карт, чеклистов для технического персонала. 
    • Разработка системы оценки и мотивации персонала.

3.2. Ведение договоров и счетов по текущей хозяйственной деятельности Хозяйственного отдела. 

    • Оценка существующей системы закупок.
    • Оценка существующих регламентов согласования договоров и закупочных процедур.

3.3. Мелкий ремонт и перемещение мебели по заявкам. 

    • Оценка эффективности существующего Service Desk. 
    • Оценка регламентных сроков по каждой категории инцидентов. 
    • Разработка системы оценки и мотивации персонала.

3.4. Организация рабочих мест сотрудников. 

    • Оценка существующих стандартов по организации рабочих мест. 
    • Предложения по эффективному использованию офисных площадей.

3.5. Взаимодействие с управляющей компанией и оформление материальных пропусков.

    • Определение порядка взаимодействия с управляющей компанией.

3.6. Погрузочно-разгрузочные работы, прием и выдача материальных ценностей со склада.

    • Что является основанием для покупки и выдачи ТМЦ?
    • Ведение корректного учета, своевременное отражение движения материалов.

3.7. Ежедневное снабжение офиса (чай, кофе, сахар, молоко, канцелярия и т.п.). 

    • Оценка организации мест питания для сотрудников: столовых, кофепоинтов.
    • Подготовка предложений по оптимизации оборудования, а также инновационных решений на рынке в части организации дополнительных точек питания. 
    • Оценка существующих лимитов по обеспечения канцелярских и хозяйственных товаров, разработка предложений.

3.8. Подготовка инфо-центра к проведению различных мероприятий.

    • Систематизация бронирования помещений, аудиторий для проведения мероприятий. 
    • Мониторинг эффективности текущего сопровождения и подготовки мероприятий, силами секретаря, кофе-леди.

4. Предлагаемые дополнительные работы:

    • Организация зон для неформального общения сотрудников Заказчика.
    • Организация мероприятий и активностей на офисной площадке для усиления вовлеченности сотрудников.

Общая продолжительность работ: 30 рабочих дней

Эксперты ассоциации «Объединение административно-хозяйственных профессионалов» не только проводят аудит АХД, выявляют риски и помогают выстраивать процессы, но и помогают выбрать и внедрить оптимальные практики по оптимизации.


Отзывы о выполненных работах:

Для заказа услуг по диагностике и консалтингу просим обращаться к президенту Ассоциации Багманян Олесе Валерьевне по электронной почте ahp@proffadmin.ru или по телефону 8-916-872-17-03

Представители Ассоциации применят к проектам инновационные принципы работы, которые заключаются в том, что эксперты интегрируют международный опыт по построению бизнес-процессов в управлении хозяйственной деятельностью организации и успешный опыт ведущих российских коммерческих компаний.

Назад к списку

#WORK_AREA#