17 июня 2019 года эксперты Ассоциации «Объединение АХП» завершили диагностику административно-хозяйственных процессов в одной из ключевых организаций РФ.

17 июня 2019 года эксперты Ассоциации «Объединение АХП» завершили диагностику административно-хозяйственных процессов в одной из ключевых организаций РФ.

Руководство проектом осуществляли: Кириллов Максим Владимирович и Тимошина Мария Юрьевна. Сопровождение проекта на объекте осуществляла Зубкова Юлия Дмитриевна.

Цели проекта:

1. Проведение диагностики документации и процессов, входящих в зону ответственности Хозяйственного отдела административно-финансового департамента с целью выявления рисков и слабых мест, которые затрудняют сопровождение организации при стремительном и устойчивом ее росте.

2. Выдача рекомендаций для создания эффективно функционирующего Хозяйственного отдела, способного обеспечить сопровождение устойчивого роста организации.

Перечень работ:

На основании указанных в ТЗ функций Хозяйственного отдела Заказчика, были проведены следующие мероприятия:

1. Диагностика документации. Изучение политик и процедур, действующих в организации и относящихся к хозяйственному отделу, ее организационной структуры, а также бизнес- процессов хозяйственного отдела, должностных инструкций сотрудников, системы мотивации сотрудников ХО.

Срок: 7 рабочих дней.

Вовлеченность персонала организации: уполномоченные сотрудники организации.

Результат: На основании проведенной диагностики выдаем рекомендации по разработке недостающей документации, ее актуализации или внесению изменений.

2. Выявление рисков. Формирование рекомендаций по их снижению.

Срок: 7 рабочих дней

Результат: На основании проведенной диагностики выдаем справку с обнаруженными рисками и выдаем рекомендации по их минимизации.

3. Мероприятия, направленные на повышение эффективности работы Хозяйственного отдела.

Срок: 12 рабочих дней

Результат: На основании детального анализа хозяйственных процессов выдача рекомендаций по расчету количества сотрудников в Департаменте, а также рекомендаций по реорганизации выявленных неэффективных процессов, предложения по внедрению инновационных эффективных процессов. Составление диагностической карты.

3.1. Ежедневные обходы и контроль исправного состояния мест общего пользования. 

• Составление диагностических карт, чеклистов для технического персонала. 

• Разработка системы оценки и мотивации персонала.

3.2. Ведение договоров и счетов по текущей хозяйственной деятельности Хозяйственного отдела. 

• Оценка существующей системы закупок.

• Оценка существующих регламентов согласования договоров и закупочных процедур.

3.3. Мелкий ремонт и перемещение мебели по заявкам. 

• Оценка эффективности существующего Service Desk. 

• Оценка регламентных сроков по каждой категории инцидентов. 

• Разработка системы оценки и мотивации персонала.

3.4. Организация рабочих мест сотрудников. 

• Оценка существующих стандартов по организации рабочих мест. 

• Предложения по эффективному использованию офисных площадей.

3.5. Взаимодействие с управляющей компанией и оформление материальных пропусков.

• Определение порядка взаимодействия с управляющей компанией.

3.6. Погрузочно-разгрузочные работы, прием и выдача материальных ценностей со склада.

• Что является основанием для покупки и выдачи ТМЦ?

• Ведение корректного учета, своевременное отражение движения материалов.

3.7. Ежедневное снабжение офиса (чай, кофе, сахар, молоко, канцелярия и т.п.). 

• Оценка организации мест питания для сотрудников: столовых, кофепоинтов.

• Подготовка предложений по оптимизации оборудования, а также инновационных решений на рынке в части организации дополнительных точек питания. 

• Оценка существующих лимитов по обеспечения канцелярских и хозяйственных товаров, разработка предложений.

3.8. Подготовка инфо-центра к проведению различных мероприятий.

• Систематизация бронирования помещений, аудиторий для проведения мероприятий. 

• Мониторинг эффективности текущего сопровождения и подготовки мероприятий, силами секретаря, кофе-леди.

4. Предлагаемые дополнительные работы:

• Организация зон для неформального общения сотрудников Заказчика.

• Организация мероприятий и активностей на офисной площадке для усиления вовлеченности сотрудников.

Общая продолжительность работ: 30 рабочих дней

Эксперты ассоциации «Объединение административно-хозяйственных профессионалов» не только проводят аудит АХД, выявляют риски и помогают выстраивать процессы, но и помогают выбрать и внедрить оптимальные практики по оптимизации.

Отзывы о выполненных работах:

Для заказа услуг по диагностике и консалтингу просим обращаться к президенту Ассоциации Багманян Олесе Валерьевне по электронной почте ahp@proffadmin.ru или по телефону 8-916-872-17-03

Представители Ассоциации применят к проектам инновационные принципы работы, которые заключаются в том, что эксперты интегрируют международный опыт по построению бизнес-процессов в управлении хозяйственной деятельностью организации и успешный опыт ведущих российских коммерческих компаний.