Медведева Елена Александровна

Руководитель службы Административного департамента Фонд развития промышленности

Расскажите, пожалуйста, о своем опыте в административно- хозяйственной деятельности.

Мой опыт в административно-хозяйственной деятельности - 7 лет.

Начала я свою трудовую деятельность в 2012 году, менеджером в Административном департаменте, в компании «Яндекс» (подразделение «Яндекс. Деньги»), где в мои функциональные обязанности входило:

• обеспечение полной административной поддержки работы офиса;

• организация эффективной работы транспортного парка компании;

• организация взаимодействия с подрядчиками, партнерами (travel, транспорт, обеспечение офиса и другие);

• организация корпоративных мероприятий компании (разработка технического задания, выбор партнеров, контроль реализации);

• административная поддержка сотрудников компании;

• бюджетирование расходов;

• travel-поддержка всех сотрудников;

• организация поддержки в бытовых вопросах, в том числе корпоративной мобильной связи;

• выполнение других поручений руководителя.

С 2014 года я работала Главным специалистом управления документационного обеспечения в Группе компаний «ГазпромЭнергохолдинг» в ПАО «МОСЭНЕРГО», где занималась следующим:

• Нормоконтроль приказов, распоряжений и исходящих писем Общества.

• Учет и согласование организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, исходящие письма и др.).

• Взаимодействие с ФГУП «Почта России» и курьерскими службами.

• Предварительное рассмотрение и распределение входящих документов поступающих на имя представителей руководства Общества.

• Информационно-справочное сопровождение по распорядительным, исходящим и информационно-справочным документам.

• Оформление командировочных документов сотрудников ;

• Взаимодействие с переводческими агентствами;

• Организация подписки на периодические издания;

С 2016 года являюсь сотрудником Фонда развития промышленности, изначально пришла на должность «Ведущий специалист» в Административный департамент, а с 2017 года работаю Руководителем службы охраны труда в том же Административном департаменте.

Что входит в круг Ваших обязанностей?

В Фонде я занимаюсь административно-хозяйственной деятельностью , а именно:

• организация деловых поездок для сотрудников и руководства Фонда:

• Подбор оптимальных маршрутов, расчет плана командировки;

• Бронирование и покупка железнодорожных и авиабилетов;

• Заселение в отели;

• Оптимизация бюджета командировки;

• Автотранспортное обслуживание. Организация трансфера;

• Решение вопросов с учетом индивидуальных потребностей сотрудников;

• организация корпоративных мероприятий, конференций, тренингов;

• проведение инвентаризации;

• составление бюджета, управление бюджетом на административно–хозяйственные нужды и оптимизации расходов;

• организация аттестации рабочих мест;

• материально-техническое обеспечение (организация и оснащение рабочих мест);

• обеспечение сотрудников необходимым оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, канцелярскими принадлежностями);

• организация работ по эксплуатации и обслуживанию зданий (содержание зданий и помещений в надлежащем состоянии в соответствии с действующим санитарно-гигиеническими, противопожарным и корпоративными нормами);

• организация работ по благоустройству и уборке офисных помещений;

• взаимодействие с надзорными организациями (по вопросам охраны труда и электробезопасности);

• участие в проведении закупочных процедур Департамента (составление Технических заданий, проектов договоров, переговоры с выбранными Поставщиками товаров, работ и услуг, заключение договоров);

• организация обучения сотрудников и руководителей по охране труда и электробезопасности, проведение инструктажей.

Какое образование Вы получили?

Я окончила Сочинский государственный университет туризма и курортного дела, по специальности «Социально-культурный сервис и туризм» в 2011 году и АНО ДПО «Институт профессиональных контрактных управляющих», по программе «Профессиональное управление государственными и муниципальными закупками» в 2017 году.

Откуда Вы получаете специальные знания, которые касаются Вашей профессиональной деятельности?

Посещаю специализированные семинары, конференции и форумы.

Какими своими достижениями в профессиональной сфере Вы гордитесь?

Моим главным достижением я считаю, стал грамотный подход к планированию и организации деловых поездок, что помогло не только помочь сэкономить деньги компании, но и принести немалый доход. Я действую в интересах организации, веду грамотную работу с поставщиками и создаю необходимые условия для комфортного пребывания командированного за пределами офиса, чтобы тот, находясь в командировке, не думал об организационных и бытовых проблемах, а делал бизнес и приносил компании прибыль. Очень важно соблюсти баланс между удовлетворенностью делового путешественника и интересами компании, создать безопасные и комфортные условия сотруднику, тем самым обеспечив максимальную результативность деловой поездки, и в то же время учесть ограничения бюджета, выделенные компанией на командировку. На мой взгляд, профессионализм в бизнес-туризме заключается в умении работать с отчетами и предлагать пути оптимизации. При выборе Поставщика по организации деловых поездок я правильно формирую запросы компании, либо составляю корректный бриф на реализацию бизнес-тревел проекта, таким образом получается успешно провести тендер, чтобы получить оптимальное проектное предложение.

Есть ли у Вас хобби или увлечения?

Я профессионально занимаюсь вокалом и люблю путешествовать.

В апреле 2014 года было создано профессиональное сообщество специалистов административно-хозяйственной деятельности, в которое Вы вступили. Какие перспективы Вы видите в создании этого сообщества? Какие задачи оно может решить?

В современных условиях экономической и финансовой нестабильности большая ответственность за деятельность административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений компании ложится на ответственных руководителей/специалистов АХО. Степень их полномочий достаточно широка: в них входят организация, контроль, развитие и воплощение в жизнь стратегических замыслов топ-менеджеров в зоне своей ответственности. От того, сколько практических инструментов есть в арсенале таких специалистов, зависит эффективность деятельности компании. «Объединение АХП» строит свою деятельность на применении множества практических методик, инициатив, решений, освоение которых поможет добиваться нам поставленных целей, повышая как свою результативность, так и результативность подразделений АХО, которыми мы, как специалисты АХД управляем.

Какие цели и задачи, которые ставит перед собой профессиональное сообщество, на Ваш взгляд, являются первостепенными?

По моему мнению основными задачами Сообщества являются:

• Внедрение единых стандартов деятельности и правил профессиональной этики.

• Регулирование взаимоотношений внутри Сообщества, организация специальных мероприятий по обмену опытом.

• Контроль за соблюдением членами требований стандартов деятельности и правил профессиональной этики, а также требований законодательства.

• Информационная помощь членам Ассоциации;

• Повышение квалификации и обучение членов Ассоциации, проведение семинаров, конференций.

В любой деятельности грамотное управление резко повышает эффективность всего процесса, поэтому и административно-хозяйственными функциями в организации также необходимо управлять, и в этом заложен огромный резерв развития. «Объединение АХП» в первую очередь, способствует развитию профессионалов данной сферы деятельности и позволяет им в дальнейшем, применять полученные знания и добиваться заслуженных профессиональных высот. Благодаря АХП мы можем посещать ежегодные мероприятия, делиться и обмениваться опытом с коллегами в происходящих в мире событиях и новинках в нашей отрасли. АХП также проводит семинары в нашей стране с участием ведущих экспертов.

Какой вклад в профессиональное сообщество Вы могли бы внести?

По сути, главный объект и продукт деятельности «Объединения АХП»— информация. Ее накопление, переработка и распространение происходят посредством разнообразных проектов. Участие в них и есть то, ради чего мы объединяемся. Я планирую оказывать информационную поддержку, которая, безусловно будет полезной для Сообщества, участвовать в образовательных мероприятиях и семинарах, представлять интересы Сообщества в определенных структурах.

Каким Вы видите «Объединение АХП» через 3 года, через 5 лет?

Мощное развитие и процветание с каждым годом 100% гарантированно, т.к. «Объединение АХП» призвано аккумулировать знания и опыт экспертов всех сегментов отрасли и смежных направлений. Такая синергия будет способствовать эффективному решению задач, направленных на развитие и продвижение нашей деятельности.