Рубрики

Члены АХП рекомендуют поставщиков

Дуальэст HP


Статьи

Тревел-технологии в действии: как сэкономить время, деньги и избежать человеческих ошибок в процессе оформления командировок

Тревел-технологии в действии: как сэкономить время, деньги и избежать человеческих ошибок в процессе оформления командировок

Главные цели любой командировки - развитие бизнеса и поддержка клиентов. При этом за кадром остается огромная загруженность деловых путешественников, не всегда удобные рейсы и размещение. Все это - серьезные «помехи» для бизнес-туристов, и для компании они чреваты несоблюдением тревел-политики и увеличением командировочных расходов. Как найти баланс между интересами бизнеса и сотрудников? Как сделать драйвером тревел-программы не только сокращение расходов и оптимизацию тревел-бюджета, но и удовлетворенность делового путешественника? Задача решается просто - с помощью технологий!

Бизнес-путешественники не выбирают, куда им лететь, но могут поучаствовать в организации своей командировки. А еще они вправе рассчитывать на привычный набор технологий и сервисов, давно ставший стандартом при оформлении личных поездок. Требуется пересмотреть приоритеты тревел-политики и сам подход к организации командировок.

TIME is money

В последние несколько лет самый востребованный сервис на рынке бизнес-тревел -  конечно, Online Booking Tool (OBT). Почему? Давайте посчитаем! В офлайне на заполнение стандартной формы заявки в среднем уходит около десяти минут. Поиск наиболее подходящего варианта занимает приблизительно полчаса. Потом процедура согласования. Итого, вы уже потратили почти полдня?

Как обстоят дела в OBT? Заполнение стандартной формы заявки - 20 секунд: в программе уже загружены основные данные (профайлы) всех сотрудников компании. Поиск лучшего варианта благодаря удобному интерфейсу и автоматической интеллектуальной системе подбора и выдачи вариантов – до одной минуты.  Согласитесь, разница есть!

Теперь поговорим об экономии денег. Как показывает статистика, после внедрения в компании OBT средняя стоимость услуги падает на 10-20%. И дело не только в сокращении стоимости автоматической транзакции или в том, что в систему автоматически «зашита» тревел-политика и лимиты компании, нарушение которых в процессе бронирования невозможно без согласования авторизующего лица. Удивительно, но факт: сами сотрудники начинают бронировать перелеты и проживание по минимальному из возможных тарифов! Все дело в так называемом феномене  visual guilt – «визуальной вины», который психологически препятствует выбору более дорогих тарифов.

Есть и другие полезные функции - оперативный доступ к информации в режиме 24/7, возможность настройки локальных и глобальных корпоративных тарифов, формирование отчетных документов, загрузка финансовых отчетов. В общем, если вы всерьез решили экономить время и деньги - пора внедрять OBT! Например, TIME компании «Аэроклуб».

Помимо прочего, система предполагает возможность сложных, многоуровневых настроек авторизации командировки. Получить одобрение поездки можно, не заходя на сайт платформы - оно придет по электронной почте или в виде смс-сообщения прямо на телефон. Человек, который должен был подтвердить поездку, заболел? Ничего страшного - в TIME предусмотрена функция назначения заместителя авторизующего лица, а также последовательное делегирование и передача права авторизации в случае долгой задержки ответа от основных авторизующих лиц.

А еще система запоминает настройки профиля каждого путешественника и его предпочтения и поддерживает опцию single sign on (автоматическая аутентификация клиента с рабочего места). С помощью сервиса можно контролировать статус текущего заказа и просматривать историю поездок.

Функции TIME не ограничиваются оформлением билетов. Инструмент также позволяет создавать более 20 видов статистических и аналитических отчетов, с помощью которых возможно находить новые возможности экономии средств компании. А пользователи TIME получают поддержку специалистов как в случае возникновения вопросов при оформлении заказа, так и в случае наступления чрезвычайной ситуации.

АТОМная энергетика

 

Экономия - как атомная энергия: увидеть ее невооруженным взглядом сложно. Но есть специальная «оптика» - мощные инструменты аналитики данных, с помощью которых можно проанализировать big data, накопившуюся в результате проведения миллионов транзакций. Кроме того, аналитические сервисы позволяют учиться на ошибках, делать долгосрочные прогнозы и «не упускать возможности, которые находятся прямо перед вашим носом», как пишет Билл Фрэнкс в книге «Революция в аналитике». Для этих и многих других целей в «Аэроклубе» создали интерактивную платформу бизнес-аналитики ATOM.

 

Инструмент предназначен для анализа и прогнозирования расходов на деловые поездки в режиме реального времени. Пользователи ATOM получают неограниченный доступ к статистической информации и возможность одновременно анализировать как суммарные данные, так и единичные показатели вплоть до отдельных бронирований и оформленных услуг конкретного пассажира.  Одна из главных «фишек» сервиса - What If - анализ: клиент может спрогнозировать экономию или, наоборот, дополнительные расходы, которые появятся при изменении отдельных правил тревел-политики или лимитов.

Среди других преимуществ ATOM - формирование отчетов любой сложности и интерактивность. С помощью инструмента можно делать и benchmark - отраслевые и рыночные срезы относительно ключевых показателей компании клиента. При этом все срезы данных будут представлены наглядно, с помощью эффектной графики. Гибкость настроек позволяет изменить содержимое отчетов и визуализацию подачи информации.

Срочно пришлите мне LINK!

Сейчас к смартфонам «приклеены» не только пассажиры в метро -  бизнес-турист в деловой поездке тоже большую часть времени проводит, глядя в экран мобильного устройства. Не стоит с этим бороться - ведь эту привычку тревел-менеджер может  «монетизировать»! Достаточно предложить деловому путешественнику самостоятельно управлять командировкой — с помощью мобильных приложений. Современным компаниям важно выделиться среди конкурентов и удовлетворить запросы опытных путешественников, и предложение лучшего тревел-опыта — их серьезное преимущество.

Управлять своей деловой поездкой с помощью мобильного девайса просто - например, можно бронировать рейсы и места в гостинице по корпоративному каналу. Вскоре так будут делать все или почти все - согласно Ericsson Mobility Report, количество пользователей смартфонов в Восточной Европе вырастет с 240 миллионов в 2016 году до 410 миллионов в 2022-м. Эксперты ожидают, что в следующие три-пять лет 70% бронирований будут приходиться на мобильные устройства.

LINK — первое в России мобильное приложение, разработанное экспертами компании «Аэроклуб» специально для сферы бизнес-тревел. Оно доступно для установки на устройствах с платформами iOS и Android. Авторизация пользователя осуществляется по адресу корпоративной электронной почты, пароль генерируется в соответствии с правилами безопасности компании. Кроме того, приложение поддерживает опции Touch ID (идентификация по отпечатку пальца) и  Face ID (распознавание лиц).

Сервис сочетает в себе функционал для разных ролей пользователя: деловой путешественник, тревел-координатор, лицо, авторизующее поездки сотрудников компании. В LINK отображаются варианты перелетов и размещения с учетом тревел-политики компании клиента, доступны разнообразные фильтры, загрузка паспортных данных и предварительное бронирование.

Кроме того, push-уведомления о статусе услуг и их авторизации помогут не забыть о важной поездке. Сервис отслеживает статус заказа, уведомляет путешественника об отмене и задержке рейса. Все данные обновляются в фоновом режиме через мобильный интернет или Wi-Fi. Если интернета вдруг нет, не страшно - вся полученная ранее информация о поездке все равно будет доступна.

И без человеческой поддержки командированный сотрудник не останется - в LINK предусмотрена возможность написать агенту в чат и и функционал экстренного вызова для звонка в «Аэроклуба».

Тотальная интеграция

 

Инструмент онлайн-бронирования - один из самых значимых сервисов для корпоративного клиента, но ограничиваться только им недальновидно. Новый шаг в развитии отрасли — интеграция внутренних платформ заказчика и OBT агентства.

 

Зачем это нужно? Дело в том, что порядок оформления деловых поездок у каждой корпорации свой и предусматривает использование различных внутренних систем, через которые проходят процессы согласования заявки, создания приказа на командировку, авансовых отчетов, закрывающих документов, учета расходов и прочие. Интеграция позволяет пройти по всем этапам организации командировки в едином цикле, без необходимости последовательного входа в различные системы. 

 

Для решения этой непростой задачи в «Аэроклубе» разработали Integration Hub - веб-сервис, созданный для легкого и удобного обмена массивами данных между клиентскими системами и программными продуктами агентства.

 

В рамках Integration Hub полностью исключен ручной труд при передаче данных. За счет этого происходит значительная экономия времени и денег, повышается удобство для конечного пользователя. Причем для Integration hub неважно, в какой системе хранятся данные клиента: 1С, БОСС, SAP, Dynamics, Oracle или любая другая ERP или HR-система. На своей стороне клиент просто формирует файл по формату, который предоставляет «Аэроклуб», и отправляет его в Integration hub.

 

Передать в Integration hub можно персональные данные о сотрудниках, контактную информацию, паспортные данные, бонусные карты, все требуемые поля аналитики (cost-центр, уровень и грейд сотрудника, списки авторизующих лиц, номера приказов на командировку), а также информацию о заказах и командировках. Но можно не только отправлять данные, но и получать их! Из integration hub можно выгрузить детальную информацию об оформляемых и уже оформленных услугах: рейс, маршрут, стоимость билетов, список пассажиров и многое другое.

Действительно ли все эти инновационные сервисы необходимы корпоративному клиенту, тревел-менеджеру и бизнес-туристу? На этот вопрос уже можно ответить решительное «да»! Тревел-индустрия давно шагнула в эру блокчейна, виртуальных карт и даже криптовалют – так неужели вы все еще хотите оставаться в прошлом? Современные компании принимают вызов поколения Y: баланс между потребностями «продвинутых» путешественников в удобстве и комфорте и необходимостью оставаться в рамках установленных бюджетов возможен и достижим! Как? Конечно, с помощью технологий!

 Сайт: www.aeroclub.ru

Назад к списку

#WORK_AREA#