Ольга Журавлева
Телефон +7(985) 761-9853
Образование
1989–1994 – МГЛУ, факультет прикладной лингвистики (английский, французский языки)
Профессиональный опыт
22.01.2020 - 16.08.2020, компания ЭККО
Руководитель административного отдела по России и странам СНГ
Организация офисного пространства в соответствии с глобальными требованиями компании. Осуществление проектов по поиску новых офисных площадей, ведение переговоров с арендодателем о подписании LOI и договора аренды, организация тендеров, ремонтных работ, закупки мебели и переезда сотрудников. Управление корпоративным автопарком и корпоративным такси. Контроль за организацией мероприятий и бизнес-поездок сотрудников посредством разработки и внедрения электронного тревел-приложения, организация новой структуры админ отдела и оптимизация рабочих процессов.
Проведение тренировочных эвакуаций для проверки работы системы пожарной безопасности, соблюдение требований применимого законодательства к организации офисного пространства. Организация работы административно-технического персонала и подрядчиков, внутреннего и внешнего архива.
8.10.2018 – 21.01.2020, ООО Спортмедицина
Директор по развитию бизнеса
Организация мероприятий, направленных развитие нового направления бизнеса компании. Участие в выставках и конференциях. Контроль за офисными помещениями, обеспечение бесперебойной работы офиса и админ процессов в соответствии с требованиями отделов и функций.
15.04.2013 – 28.09.2018, ООО Ново Нордиск
Руководитель административного отдела по России и странам СНГ
Контроль за функциями, обеспечивающими московских и региональных сотрудников офисными помещениями, обеденными карточками, складами, уборкой и проч, а также, предоставление высокого качества услуг, автопарка, такси и парковки. Управление и внедрение утвержденных лучших практик в вышеуказанных областях.
Офисные помещения: установление и поддержание отношений с арендодателем, контроль за соблюдением условий договоров аренды в 14 локациях. Обеспечение рабочей среды и соответствия с локальными нормами и требованиями компании в области безопасности, противопожарной защиты, гигиены. Обеспечение поставок оргтехники, наладка процессов эксплуатации офисных помещений, в том числе закупка, уборка, защита, ремонт и т.д. Осуществление проектов по переездам и внутренней отделке для офисов по России и странам СНГ, включая все этапы, такие как: поиск офиса, LOI, договоры аренды, ремонт и переезд офиса с проектным бюджетом более 4 млн. долларов США.
Управление арендой офисов площадью более 3500 кв.м в Москве, Спб, странах СНГ и регионах.
Такси: тендерный процесс, переговоры по контракту, подписание, сопровождение, контроль качества услуг, предоставляемых поставщиком такси.
Организация хранения архива удаленно. Контроль за бесперебойным процессом электронного документооборота.
Автопарк (более 250 авто): тендер и подписания договора с лизинговой компанией, организация и контроль работы импланта и флит менеджера. Обеспечение высокого уровня удовлетворенности внутренних клиентов предоставляемыми услугами.
07.2012 – 10.2012, Американ Экспресс (Moscow)
Руководитель проекта
Юридическая и административная поддержка проекта реорганизации офисного пространства, координация работы команды проекта. Постановка целей и задач, подготовка графика реализации проекта. Подготовка отчетов по проекту, соблюдение всех сроков. Координация внутренних переездов с руководителями отделов и реализация переезда в соответствии с графиком и планами этажей.
08.2008 – 04.2012, Американ Экспресс Международные услуги
Руководитель административного отдела
Управление несколькими офисами и административным отделом (секретари, курьеры, офис-менеджер, аутсорсинг клининговой компании, столовая). Предоставление всех видов административной поддержки бизнес-подразделениям, включая переговоры/контракты с поставщиками офисных услуг, организация и управление корпоративными событиями. Рекрутинг для админа отдела. Разработка и внедрение внутренних политик компании совместно с отделом кадров. Офисные вопросы недвижимости, а именно: поддержание отношений с юридическими лицами всех объектов (Москва, Санкт-Петербург, Южно-Сахалинск), договоры аренды (переговоры, пролонгация, подписание), ведение договоров субаренды и отслеживание всех связанных с этим вопросов. Поиск нового офиса, письма о намерениях, переговоры с потенциальными арендодателями, переезд, переоборудование офиса, контроль качества и графика работы, закупка мебели, координация отделки офисов, новых планов и планировок.
08.2002 – 08.2008, Cargill Enterprises Inc.
Административный менеджер
Административная поддержка всех направлений бизнеса, управление админ отделом (15 подчиненных), автопарком, секретарями, уборкой; рекрутмент административного персонала, подготовка и защита годового бюджета для административного отдела, проведение тендеров и переговоров с поставщиками. Ведение проекта переезда офиса в новый бизнес-центр, включая все процессы: поиск, заключение договора аренды, ремонт офиса три этажа, общей площадью 2500 кв, закупка мебели, оформление офиса. Переговоры/контракты с гостиницами, услуги такси, туристические агентства. Поддержание отношений с арендодателем, продление договора аренды, организация корпоративных мероприятий для более 1 тыс. сотрудников.
10.2001 – 08.2002, Cargill Enterprises Inc.
Административный помощник Генерального менеджера
Организация документооборота, тревел поддержка руководителя (билеты, визовая поддержка, разрешение на работу, бронирование отелей), ведение графика встреч, составление протоколов заседаний.
Контроль работы офисных водителей, курьеров и ресепшн, услуг по уборке, координация корпоративных мероприятий.
Знание иностранных языков:
Основные личностные качества:
