Рубрики

Члены АХП рекомендуют поставщиков

KUBRAVA PROJECT MANAGEMENT TM wellbelife VitaEat Фреш  Profit Rooms Чистолифт.рф

Наши спонсоры

Все спонсоры


Статьи

Project management при ремонте офиса: зачем?

Project management при ремонте офиса: зачем?

Ремонт в офисе — затратный процесс, где важны, а иногда даже имеют первостепенное значение незаметные взгляду детали. Успешный ремонт заканчивается в срок, не превышает выделенный бюджет и соответствует нормативным требованиям по качеству. В противном случае компания несет финансовые потери. Как организовать ремонт, координировать и контролировать работы по проектированию и строительству и кто для этого нужен объясняет Руслан Кубрава, генеральный директор KUBRAVA PROJECT MANAGEMENT TM.

Опыт всему голова 

Строительство нового офиса или реновация старого — непростой процесс. На успешность влияет множество факторов, а кону лежат деньги и эффективность работы сотрудников компании-пользователя.

Однажды мы проводили аудит ремонтных работ в офисе известной сетевой компании, дружественный генеральный подрядчик которой обещал выполнить комплекс ремонтно-строительных работ по утвержденному проекту за 130 млн руб. В процессе выполнения работ смета выросла до 230 млн руб. Кроме того, заказчика беспокоило качество финишной отделки. Проведенный аудит стоимости и качества исполнения показал, что, помимо завышенной цены, при проведении подготовительных и начальных работ со сложными конструкциями допущены технологические ошибки. Причем такие, что исправить их или компенсировать другими решениями, при этом получив требуемый результат, было уже невозможно. По итогам аудита все же заказчик все же смог сэкономить порядка 80 млн. рублей, однако большой объем выявленных дефектов был уже неустраним. Компания вернула часть денег, но получила некачественный офис — швы финишной отделки не совпадали, примыкания торчали в стороны, работа инженерных систем не была организована оптимально и т.п. 

Это распространенный кейс, причина которого в неопытности и избыточном доверии заказчика. Редко, когда заказчик сам разбирается в строительстве и ремонте или имеет в штате профильных специалистов для организации и контроля таких работ. Чаще всего процесс просто отдается на откуп исполнителям, выбранным на основании поверхностного  технического задания по стоимостным критериям. 

Когда люди ремонтируют квартиру, то рискуют личными временем и деньгами. С бизнесом сложнее: раз компания должна освободить старый офис до 31 декабря, то к этому времени она обязана переехать в новое место. Ведь если работать будет негде, то и деятельность организации пострадает. Избежать проблем поможет грамотный профильный технический заказчик, который возьмет на себя координацию строительного процесса. Ключевое отличие услуг технического заказчика от обычного проектного менеджмента – наличие профильной инженерно-технической экспертизы, являющейся основой успешного исполнения работ.

 

Бюджетные нюансы в технических деталях 

В процессе реализации проекта технический заказчик представляет интересы клиента, и помогает в выборе подрядчиков, поставщиков. Он подбирает команду, консультирует клиента по требуемым и допустимым инженерным, конструктивным и отделочным решениям, формирует предварительный бюджет и график проекта, готовит детальное техническое задание на проектирование и строительство, проводит аудит разработанной проектной документации, осуществляет строительный контроль. 

Иногда заказчики выходят на проект с эфемерной цифрой, либо завышая, либо, наоборот, занижая, стоимость будущего проекта. Менеджер помогает правильно определить требования к будущему офису, и сформировать бюджет. Особое внимание уделяется инженерным сетям, которые составляют 40-60% стоимости проекта. Например, есть нормативные требования, сколько нужно запроектировать воздухообмена в переговорной комнате. Если поручить проектировщику выполнить все по нормам, то проектный воздухообмен составит 30-40 м3 на человека в час, как это положено для временных рабочих мест. Но если переговорную собираются использовать постоянно и одни совещания будут сменять другие, то целесообразно использовать нормативы как для постоянного рабочего места, где норматив воздухообмена 60 м3 в час на человека. Понятно, что стоимость материалов и оборудования в последнем случае выше.  Аналогичные нюансы требуют учета, когда мы говорим о временных рабочих местах с точки зрения принадлежности, а не планируемой продолжительности использования, что становится распространенной практикой в гибких пространствах. 

Подбор команды, как костюм должен быть по фигуре 

Основные проектные задачи – срок, стоимость и предполагаемый уровень технической сложности проекта определяют состав участников.  Частая ошибка заказчика, который пытается контролировать работы самостоятельно — сравнение нерелевантных исполнителей и выбор по цене слабых подрядчиков. В большинстве случаев, небольшая подрядная компания не имеет возможности содержать требуемое для контроля производимых работ количество инженерно-технического персонала. Ограниченные ресурсы не позволяют в сжатые сроки проработать техническое задание и имеющуюся проектную документацию, организовать закупки и производство строительно-монтажных работ, не говоря уже о контроле выполнения работ и логистики поставок. Это значительно повышает вероятность ошибок как в части адекватной оценки требуемого объема финансирования и объема выработки имеющихся мощностей, так и технической возможности исполнения проектных задач. Не может компания с годовым оборотом 100 млн. рублей за 3 месяца реализовать технически сложный проект на полмиллиарда!

С другой стороны, также нецелесообразно пытаться привлечь крупного подрядчика к организации простого офиса на несколько сотен метров. Стоимость работ в таком случае будет несоразмерно выше, чем у небольших строительных компаний, из-за разветвленной структуры исполнителя и избыточного объема ответственного персонала для решения простых проектных задач.

Когда заказчик собирается на время переехать в новый офис и хочет значительно сэкономить имеет смысл выбирать готовые решения – готовые офисы, которые не требуют полного переоборудования и могут быть адаптированы под имеющиеся цели и задачи. Или выбирать более простые и дешевые проектные решения как в части архитектуры, дизайна и проектных материалов, так и в части инженерных систем и оборудования. В противном случае, преследуя цель сделать «роскошный» офис «на века», применяемые материалы и оборудование, наоборот, должны быть качественными и соответствовать уровню проектной задачи.

В любой ситуации, важен баланс применяемых решений. К примеру, реплики известных производителей в представительском офисе смотрятся также странно, как решение обслужить новый дорогой автомобиль в гараже в подворотне, а затраты на организацию идеального микроклимата в аварийном здании -  как обшить алькантарой салон трактора.

 

Тотальный контроль 

Любой генеральный подрядчик, известный или безымянный, заинтересован в максимальном увеличении сметной стоимости и максимальном снижении себестоимости работ, материалов и оборудования. В отсутствии четкого описания и контроля цель подрядчика - это повышение собственной проектной маржинальности. Чтобы этого избежать, нужно понимать состав и трудоемкость работ, знать, что, где и сколько стоит, отслеживать каждую позицию. Рост аппетитов в процессе реализации проекта – самый распространенный случай. Нас периодически просят проверить результаты работ или разобраться постфактум в уже сложившейся ситуации. Однажды пригласили определить причины постоянно растущей в процессе реализации стоимости реконструкции технического этажа и подкровельного пространства. Оказалось, что подрядчик постоянно дополнял проектное решение новыми элементами, причем, не несущими никакой функциональной роли, увеличивая объем затрачиваемого материала и сметную стоимость. Более того, такие дополнения в итоге ухудшали технические характеристики, отягощая конструкцию в целом. Проведенный нами аудит выявил объем и стоимость бросовых работ, а затраты удалось сократить почти на 10 млн руб. 

Конечно, такая беспринципность не встречается повально, но даже крупные подрядчики, экономя, а средние  и мелкие, просто не имея в структуре соответствующего персонала, зачастую не контролируют ход и качество производственного процесса. К тому же, большинство генподрядчиков не всю работу делают сами. Например, наливными полами занимаются внешние специализированные бригады. Чтобы сделать наливные полы, нужно выбрать поставщика материала и исполнителя, согласовать с заказчиком, заключить контракт, вовремя заплатить аванс, проверить, есть ли на складе необходимая продукция, организовать ее доставку и хранение, допуск работников на объект, а также завершить вовремя смежные работы, проследить, чтобы параллельные виды работ, монтаж инженерных систем не создавали препятствие или вред, либо вообще временно приостановить другие работы в зоне устройства полов. Или, частый случай, когда рабочие опаздывают по срокам и нарушают технологию производства, укладывая материал на свеже выполненную гидроизоляцию, что может привести к постепенному разрушению целостности полов.

Контроль за такими нюансами и ведет инженерная служба технического заказчика. Целесообразность привлечения таких  специалистов очевидна на всех этапах - от проектирования и строительства до приемки готового офиса в эксплуатацию. Они организуют, координируют и контролируют процесс, чтобы заказчик получил результат вовремя, не терял в деньгах и качестве. Подрядчики надлежащим образом  отчитываются о ходе выполнения каждого из видов и этапов работ, а заказчик видит реальную динамику реализации проекта.

Средняя эффективность работы технического заказчика может принести экономию свыше 10% стоимости реализации проекта, но более важным аспектом является планирование, работа с рисками и четкое понимание реальных сроков, что позволяет компаниям эффективно организовать текущие бизнес-процессы.

Назад к списку

#WORK_AREA#