Почему автоматизация бизнес-процесса по оформлению командировок так популярна?
Каждый этап этого бизнес-процесса включает в себя множество действий, которые без должной оптимизации отнимают у всех задействованных лиц массу рабочего времени, и которые становится практически невозможно проконтролировать должным образом. По итогу всё это выливается компании в лишние расходы и, чем больше в ней командировок, тем существеннее их сумма.
Наибольшую эффективность на практике компаниям приносит комплексный подход в автоматизации командировки - перенос целого бизнес-процесса в электронный формат — от заполнения заявки на командировку до оформления авансового отчета по командировочным расходам.
Инструментом для комплексного оформления командировок уже много лет служит система онлайн бронирования "Demlink Online". Комплексный подход в автоматизации командировок приносит компаниям до 50% экономии времени и до 40% экономии расходов на бизнес-процессе, а всем его участникам 100% комфорт.
При оформлении командировки, если сотрудник получил от компании денежные средства для выполнения служебного задания, он в обязательном порядке должен отчитаться о факте их траты. Сотрудник отчитывается путем оформления авансового отчета и приложением документов, подтверждающих целевое расходование выданных средств. Приложить подтверждающие документы к авансовому отчету уже можно не только в бумажном виде, но в электронном.
Грамотное оформление авансового отчета и наличие всех подтверждающих документов несет ответственность не только сам сотрудник, но и бухгалтерия компании.
Корпоративные клиенты компании "Демлинк", которые используют систему онлайн бронирования Demlink Online, могут пользоваться специальными доработками, которые формируют Авансовые отчеты с учетом требований клиента.
Что может учесть Demlink Online при формировании Авансового отчета?
Система рассчитывает суточные по параметрам:
Кроме Авансового отчета пользователь получает приказ на командирование и служебное задание. Документы формируются одновременно и готовы к скачиванию из самой командировки в формате PDF или Word.
При добавлении новых услуг в командировку Авансовый отчет переформировывается автоматически.
Если у заказчика собственный шаблон документов, то служба по оптимизации бизнес-процессов компании "Демлинк" настроит их под требования клиента.
Вести авансовую отчетность российское финансовое законодательство разрешает делать в электронном виде.
Для ведения авансовой отчетности в электронном виде компании используют специализированные ИТ-инструменты. Компания "Демлинк" имеет опыт трехстороннего сотрудничества с корпоративным клиентом и компанией Hamilton Apps, которая позволяет комплексно оформлять всю необходимую отчетность с учетом требований законодательства.
Преимущества автоматизации.
Основное преимущество автоматизации оформления командировок и авансовых отчетов по ним заключается в максимальной прозрачности бизнес-процесса — все действия и расходы всегда фиксируются и доступны в Demlink Online. Автоматический контроль политик и лимитов компании (Compliance) исключает пропуск превышений и несанкционированных поездок сотрудников вследствие человеческого фактора.
Запросить презентацию и запись вебинара по теме работы Demlink Online в можно по адресу:marketing@demlink.ru
