Для административно-хозяйственных специалистов сегодня существуют различные ресурсы, на которых можно получить подробную информацию об офисных трендах и новинках. Существуют также специальные образовательные семинары и программы, которые проводят опытные специалисты fit out & construction. Однако в работе над любым офисом наступает этап, когда необходимо привлечь сторонних специалистов и начать взаимодействие с подрядчиками. Генеральный директор Q1 Екатерина Ньюман рассказала порталу АХП о том, на что стоит обращать внимание административно-хозяйственным специалистам при работе над новым офисом и как правильно выстроить отношения с подрядчиками по различным услугам.
- В работе над новым офисом, до какого этапа можно справляться самостоятельно, а когда стоит привлечь специалистов?
Обращаться к подрядчикам стоит уже тогда, когда вы готовы от идеи о новом офисе перейти к формированию технического задания. Если принципиальное понимание потребностей компании уже сформировалось, можно обратиться к специалистам для корректного составления технических требований к офису – по вентиляции, освещению и т.д. Сегодня почти все офисы классов А и В соответствуют последним требованиям пожарной безопасности, технических норм, количества электроэнергии и воздуха, но в любом случае при подборе помещения необходима помощь не только консультантов. Поставщики услуг смогут оценить предложения консультантов по офисной недвижимости с точки зрения инженерных систем и потенциальных вложений.
- Как стоит оценивать предложения компаний-подрядчиков: какие решения принимать безоговорочно, а какие стоит дополнительно проанализировать?
В первую очередь стоит понимать, что скрывать какие-то требования компании из опасений «раздуть» бюджет, бесполезно. Часто заказчики совершают ошибку, обращаясь сразу к нескольким проектным компаниям с предложением рассчитать бюджет. При этом они не предоставляют собственные конкретные требования, полагаясь на стандартизированное предложение. В таком случае детальный расчет невозможен, и велика вероятность того, что предложение потенциального подрядчика будет избыточным или, напротив, недостаточным для целей конкретного бизнеса. Не стоит бояться подробностей технического задания: любой бюджет при качественном взаимодействии и обратной связи можно в дальнейшем оптимизировать. Дополнительно стоит проанализировать те предложения от подрядчиков, которые еще не представлены на российском рынке. Решая включить в новый офис кардинальные зарубежные новинки рынка, компания рискует не найти в дальнейшем подрядчика с достаточным опытом для их эксплуатации, что повлечет дополнительные затраты.
Как в этих условиях выбрать подрядчика, предлагающего не удорожающие проект решения?
Чтобы внедрить подходящие по бюджету технологии в офис и создать его в соответствии с трендами, нужно сначала четко изучить рынок. Здесь бесценной будет поддержка и вовлеченность специалистов, которые не просто хотят продать вам конкретные продукты, а работают с несколькими поставщиками, делают гибкие предложения, всегда готовы дать варианты. Очень важно для реализации технологичного офиса подобрать команду, которая уже имеет опыт работы с клиентами из вашей сферы бизнеса, может предлагать альтернативы и стремится не просто сделать красивый и дорогой проект для собственного портфолио, а предложить реализуемое и практическое решение. Кроме того, важно понимание подрядчиком российских норм, которые не всегда позволяют использовать все зарубежные технологии и системы.
Где административно-хозяйственным специалистам можно сегодня получить больше информации о технологиях современных офисов и познакомиться с конкретными решениями, доступными для внедрения?
Поставщики офисных решений и технологий принимают участие в профессиональных выставках – их, безусловно, стоит посещать для того, чтобы составить собственную развернутую картину текущих трендов. Мы со своей стороны регулярно проводим мастер-классы и практические семинары совместно с Ассоциацией АХП по созданию качественного рабочего пространства, самое популярное из них НЕкулинарный мастер-класс « Как приготовить эффектинвый офис». Это новый формат мероприятия, позволяющий за короткий срок показать административным директорам и разобрать детали процесса создания правильно функционирующего офиса и продемонстрировать наиболее современные решения и технологии, доступные на российском рынке. Важно, что в этом формате не только представители АХП получают самые проверенные на практике данные и знания обо всех главных этапах работы над новым офисом, но и поставщики и подрядчики узнают живую обратную связь от потенциальных клиентов– и могут корректировать собственные практики в работе, что в совокупности позитивно влияет и на развитие рынка в целом.
